Prazos de conservação de guias e faturas: 4 anos, 10 anos e o que a lei diz sobre digitalizar

O art. 6.º n.º 6 do regime anexo ao DL 147/2003 manda conservar os exemplares do remetente e do destinatário (e os destinados à inspeção que não tenham sido recolhidos) até ao final do 4.º ano seguinte ao da sua emissão, "sem prejuízo do disposto no artigo 52.º do Código do IVA".

Por exemplo: uma guia de remessa emitida em março de 2026 cumpre este prazo se for conservada até 31/12/2030.

A ressalva final é o ponto importante. O prazo de 4 anos é o mínimo do regime de bens em circulação; não afasta prazos mais longos que resultem de outras normas.

O art. 52.º n.º 1 do Código do IVA (redação do DL 49/2025, em vigor desde 1 de julho de 2025) obriga a conservar durante os 10 anos civis subsequentes todos os registos e documentos de suporte.

No mesmo sentido, o art. 19.º n.º 1 do DL 28/2019 manda arquivar e conservar livros, registos e documentos de suporte por 10 anos, se outro prazo não resultar de disposição especial; o n.º 2 prevê um prazo maior quando esteja em causa um direito com prazo superior.

Depende do papel que a guia desempenha. Se a guia é apenas o documento que acompanhou a mercadoria, o regime de bens em circulação fala em 4 anos. Mas numa empresa de construção a guia assinada em obra é muitas vezes o que prova que o material faturado foi entregue — fica anexada à fatura de compra, justifica o custo imputado à obra e suporta o direito à dedução do IVA.

Nesse papel, é defensável tratá-la como documento de suporte e aplicar os 10 anos do art. 52.º do CIVA. A lei não diz isto de forma expressa para as guias; é uma leitura prudente. Recomendação prática: guarde as guias pelo mesmo prazo das faturas que suportam e confirme a política de arquivo com o seu contabilista certificado.

O art. 23.º do DL 28/2019 permite que documentos em papel sejam digitalizados e arquivados em suporte eletrónico, desde que o arquivo tenha controlos que garantam a integridade, a fidedignidade e o acesso aos documentos. Os originais em papel só podem ser destruídos depois de assegurados esses controlos e, no caso das faturas de compra, depois de exercido o direito à dedução. As reproduções em papel obtidas a partir do arquivo eletrónico têm valor probatório.

O mesmo diploma exige, em regra, que o arquivo esteja em território nacional ou noutro Estado-membro da UE, salvo autorização (arts. 20.º e 21.º).

Uma fotografia no telemóvel ou numa pasta partilhada, por si só, não demonstra que estes requisitos estão cumpridos. Antes de destruir papel, confirme com o seu contabilista certificado que a solução de arquivo que usa cumpre o art. 23.º.

Algumas práticas que simplificam tanto a conferência como o arquivo (sugestões, não obrigações legais):

1. 01Defina onde fica o original de cada guia (obra ou escritório) e quando segue para o escritório.
2. 02Ligue cada guia à fatura que a cobra — é essa ligação que dá valor probatório à guia na contabilidade.
3. 03Arquive por fornecedor e por ano de emissão, para saber quando cada lote pode ser eliminado.
4. 04Registe recusas e devoluções em documento próprio, não só à mão na guia.
5. 05Revise a política de destruição com o contabilista certificado antes de eliminar qualquer lote.

A Audiree usa IA para ler fotografias e PDF de guias e faturas e confere cada linha com o contrato da obra, poupando o tempo da conferência manual. Não é um arquivo digital fiscal certificado e não substitui o arquivo legal: não a use como razão para destruir originais. Veja o enquadramento geral em regime de bens em circulação.