Controlo de custos de obra: os números da obra atualizados a cada guia que entra

O custo de materiais só entra no mapa da obra quando a fatura é conferida e lançada. Mas a fatura chega depois da entrega — muitas vezes uma fatura global emitida até 5 dias úteis após o fim do mês — e a conferência fica parada enquanto faltarem guias. Faturas com divergência ficam "em conferência" e atrasam a imputação à obra.

Por exemplo: uma betonagem feita a 3 de março pode só aparecer no custo da obra em meados de abril. Se o fornecedor faturou ao preço errado ou uma quantidade a mais, a direção de obra descobre-o seis semanas depois, quando já há outras betonagens em curso.

Nas empresas mais pequenas, o controlo vive numa folha de cálculo por obra: orçamento, encomendas, faturas lançadas. Nas maiores, no módulo de obras do ERP, com custos por obra e mapas de desvios orçamentado vs realizado. Em ambos os casos, os números só são tão atuais quanto o último lançamento — e o lançamento depende da conferência manual.

Se prefere continuar na folha de cálculo, temos um guia de controlo de custos de obra em Excel.

Estes números vêm de guias e faturas conferidas linha a linha contra o contrato — não de lançamentos manuais. Cada guia entra no dia da entrega, por foto em obra.

• Contratado vs faturado, por contrato e por fornecedor — com alerta quando uma obra passa do contratado.
• Exposição pendente: o valor dos documentos que ainda aguardam revisão.
• Alertas no próprio dia, com o número exato da diferença (preço diferente do contrato, total que não confere, contrato errado).
• Discriminação mensal por item do contrato e cumprimento de quantidades.
• Paletes retornáveis por devolver, para que os créditos não se percam — ver paletes retornáveis.
• Exportação CSV para o Excel ou para o sistema que já usa.

A Audiree não substitui o ERP nem a contabilidade, não paga faturas e não emite guias nem faturas. Não é arquivo fiscal certificado e não valida ATCUD, QR code ou assinaturas junto da AT — o número do documento e o ATCUD servem para detetar duplicados. Também não dá enquadramento fiscal: taxas de IVA e autoliquidação continuam a ser decididas com o seu contabilista certificado.

Também não é o orçamento nem o planeamento da obra: mão de obra, subempreitadas faturadas por auto e custos indiretos continuam no seu ERP ou folha de cálculo. A Audiree trata a parte dos fornecimentos com guia e fatura.

O primeiro passo é uma demonstração de 30 minutos com os seus próprios documentos: traga dois contratos e um mês de guias e faturas de uma obra. Corremos a leitura e a conferência ao vivo e vê, linha a linha, o que seguiria sozinho e o que iria para revisão. Depois adaptamos a plataforma ao modelo de gestão da empresa (obras, centros de custo, quem aprova o quê); a configuração da primeira obra está incluída no piloto. O preço é definido em função do volume de documentos e de obras.