O que é o ATCUD — e como usá-lo do lado de quem recebe guias e faturas

O Decreto-Lei n.º 28/2019 estabelece que "nas faturas e demais documentos fiscalmente relevantes deve constar um código de barras bidimensional (código QR) e um código único de documento", nos termos de portaria (art. 7.º, n.º 3). Essa portaria é a Portaria n.º 195/2020, de 13 de agosto.

As datas de aplicação foram adiadas depois da publicação da portaria. Segundo as questões frequentes da AT sobre Séries/ATCUD, o ATCUD é obrigatório a partir de 1 de janeiro de 2023.

Nas guias, a obrigação também está no regime de bens em circulação: o emitente comunica à AT os elementos do documento de transporte, "incluindo o respetivo código único de documento", antes do início do transporte (DL 147/2003, art. 5.º, n.º 5).

Antes de usar uma série de documentos, o emitente comunica-a à AT — identificador da série, tipo de documento, número inicial e data prevista de início — e recebe um código de validação (Portaria 195/2020, art. 2.º). Esse código tem pelo menos oito carateres (art. 3.º, n.º 1). O ATCUD junta o código de validação e o número sequencial do documento dentro da série, separados por "-" (art. 3.º, n.º 2).

• Em todas as faturas e outros documentos fiscalmente relevantes, seja qual for o meio de processamento (Portaria 195/2020, art. 4.º, n.º 1) — incluindo guias de remessa e de transporte, notas de crédito e recibos.
• Em documentos com mais de uma página, em todas as páginas, e imediatamente acima do código QR quando este existe (art. 4.º, n.º 3).
• As séries são numeradas de forma progressiva e contínua dentro de cada série, por um período não inferior a um ano fiscal (DL 28/2019, art. 7.º, n.º 4).

Para quem recebe faturas e guias, o ATCUD é útil sobretudo como identificador: cada documento de um emitente tem o seu. Se a mesma fatura chega por email e depois em papel, ou é digitalizada duas vezes, os dois exemplares terão o mesmo ATCUD e o mesmo fornecedor — é um sinal claro de duplicado.

Também ajuda a separar documentos que parecem iguais: duas guias do mesmo fornecedor, no mesmo dia, com as mesmas quantidades, mas ATCUD diferentes, são duas entregas distintas e cada uma deve corresponder a material descarregado.

1. 01Confirme a data do documento: a obrigação aplica-se, segundo a AT, a partir de 1 de janeiro de 2023.
2. 02Verifique todas as páginas — em documentos longos o ATCUD pode estar só numa página por erro de impressão.
3. 03Peça ao fornecedor um documento corrigido, porque um documento fiscalmente relevante sem ATCUD não cumpre a Portaria 195/2020.
4. 04Na dúvida sobre as consequências fiscais para a sua empresa, fale com o seu contabilista certificado.

Na Audiree, a IA lê o número do documento e o ATCUD de cada guia e fatura, e a combinação com o fornecedor serve para detetar documentos repetidos antes de serem contados duas vezes no custo da obra. A Audiree não valida o ATCUD nem o código QR junto da AT: usa-os para identificar documentos, enquanto o trabalho de fundo — conferir linhas com o contrato — é feito pelas validações de preço, quantidade e unidade.