Conferência a três vias na construção: contrato, guia e fatura, linha a linha

Na construção a primeira via raramente é uma nota de encomenda por entrega. Para materiais recorrentes — betão, aço, agregados, aluguer — a empresa negoceia preços unitários por obra ou por período, com unidades (m³, kg ou t, dia, un) e extras como bombagem ou transporte. Esse documento é a tabela de preços contra a qual se confere tudo; veja contrato de fornecimento como tabela de preços.

O resultado é que, na prática, muitas empresas fazem "duas vias e meia": conferem a fatura contra o contrato, e as guias só são procuradas quando algo parece estranho. É aqui que passam quantidades a mais e guias faturadas duas vezes.

• Os três documentos vivem em sítios diferentes: compras (contrato), obra (guia) e financeiro (fatura).
• A correspondência não é de um para um: uma fatura global cobre dezenas de guias; uma guia pode ter linhas de vários itens do contrato.
• As designações diferem entre os três documentos, por isso a correspondência exige conhecimento do material.
• As unidades diferem: kg na guia, toneladas no contrato; m³ na guia, m³ mais "bombagem" na fatura.

Os ERPs de construção gerem encomendas e adjudicações e registam as faturas por obra. A correspondência automática entre encomenda, receção e fatura funciona bem quando a receção é lançada no sistema com a mesma referência do artigo. Em obra, a receção é uma guia em papel assinada pelo encarregado — e alguém tem de a lançar, com a designação certa, antes que o ERP a possa cruzar.

1. 01Carrega o contrato de fornecimento da obra: a tabela de preços passa a ser o livro de preços da conferência.
2. 02Cada guia entra por foto no dia da entrega; a IA lê cada linha e associa-a ao item do contrato por significado.
3. 03Cada fatura é lida da mesma forma e confrontada com as guias e com o contrato.
4. 04As validações V1–V10 fazem as contas: preço × quantidade, total vs soma das linhas, NIF, referência de contrato (V6, que deteta a fatura imputada ao contrato errado), tolerância de tonelagem no aço (V7), unidades (V9) e designação (V10).
5. 05O que bate nas três vias é aprovado automaticamente; o que não bate entra na fila de revisão com a via que falha e o valor exato.

A Audiree não substitui o ERP nem a contabilidade, não paga faturas e não emite guias nem faturas. Não é arquivo fiscal certificado e não valida ATCUD, QR code ou assinaturas junto da AT — o número do documento e o ATCUD servem para detetar duplicados. Também não dá enquadramento fiscal: taxas de IVA e autoliquidação continuam a ser decididas com o seu contabilista certificado.

Também não cria encomendas nem gere o processo de compras: parte do contrato que já existe. Para o método manual, veja como conferir faturas de fornecedores.

O primeiro passo é uma demonstração de 30 minutos com os seus próprios documentos: traga dois contratos e um mês de guias e faturas de uma obra. Corremos a leitura e a conferência ao vivo e vê, linha a linha, o que seguiria sozinho e o que iria para revisão. Depois adaptamos a plataforma ao modelo de gestão da empresa (obras, centros de custo, quem aprova o quê); a configuração da primeira obra está incluída no piloto. O preço é definido em função do volume de documentos e de obras.