Digitalizar guias de remessa: da foto no telemóvel a cada linha lida e conferida

Muitas empresas já digitalizam guias: o encarregado fotografa-as, o escritório passa-as num multifuncional, ou o fornecedor envia-as em PDF. Isso resolve o problema do papel perdido, mas deixa uma imagem. Alguém continua a ter de ler cada linha e escrevê-la num sistema para a poder somar e comparar.

O OCR genérico lê texto; não sabe que "Varão A500 NR Ø16" e "VAR 16 A500" são o mesmo artigo, nem que a quantidade em kg tem de ser comparada com um preço por tonelada. Para a conferência, a leitura tem de entender o documento e ligar-se ao contrato.

Uma solução útil tem de ler todas estas variantes, de qualquer fornecedor, sem configuração por layout. Sobre o documento em si, veja o que é uma guia de remessa.

• Papel assinado em obra — a lei prevê três exemplares; o do destinatário fica com o encarregado e muitas vezes só chega ao escritório semanas depois.
• Guias sem papel — se o fornecedor comunicou a guia à AT antes do transporte, o transportador pode circular apenas com o código AT e o QR code; a guia chega depois por PDF ou email.
• Guias com anotações à mão — recusas parciais, quantidades corrigidas, observações do encarregado.
• Fotos de telemóvel — tremidas, com sombras, com a guia dobrada.

1. 01O encarregado fotografa a guia no grupo que a equipa já usa, ou alguém carrega o PDF ou reencaminha o email.
2. 02Dois modelos de IA leem o documento de forma independente e extraem o cabeçalho (fornecedor, NIF, número, data) e cada linha: artigo, quantidade, unidade e preço quando existe.
3. 03Quando as duas leituras não concordam, ou há valores manuscritos, o documento vai para revisão humana — nada é aprovado às cegas.
4. 04As linhas são associadas ao contrato da obra por significado e valorizadas ao preço acordado.
5. 05As validações V1–V10 conferem a aritmética, as unidades, o NIF, a data e a designação; duplicados são detetados pelo número do documento ou ATCUD e fornecedor.

Mais detalhe em Audiree vs OCR genérico de faturas.

A Audiree não substitui o ERP nem a contabilidade, não paga faturas e não emite guias nem faturas. Não é arquivo fiscal certificado e não valida ATCUD, QR code ou assinaturas junto da AT — o número do documento e o ATCUD servem para detetar duplicados. Também não dá enquadramento fiscal: taxas de IVA e autoliquidação continuam a ser decididas com o seu contabilista certificado.

Fotografar uma guia não substitui o original: a Audiree não é arquivo digital certificado e não autoriza a destruição do papel, que tem requisitos próprios na lei.

O primeiro passo é uma demonstração de 30 minutos com os seus próprios documentos: traga dois contratos e um mês de guias e faturas de uma obra. Corremos a leitura e a conferência ao vivo e vê, linha a linha, o que seguiria sozinho e o que iria para revisão. Depois adaptamos a plataforma ao modelo de gestão da empresa (obras, centros de custo, quem aprova o quê); a configuração da primeira obra está incluída no piloto. O preço é definido em função do volume de documentos e de obras.