Como organizar as guias de remessa em obra, da descarga ao escritório

Na maioria das obras, as guias assinadas acumulam-se numa pasta no contentor, no porta-luvas da carrinha ou no bolso do casaco, e seguem para o escritório em lote — semanal, quinzenal ou no fim do mês. Pelo caminho, algumas molham-se, outras ficam ilegíveis, outras desaparecem.

O problema só aparece semanas depois: a fatura chega sem guia que a suporte, e ninguém se lembra se aquele camião entrou. A lei prevê que o destinatário fique com um exemplar do documento de transporte (DL 147/2003, artigo 6.º), mas a lei não organiza a sua pasta — isso é rotina.

1. 01Confirme que a guia é para a sua obra. Local de descarga, destinatário e NIF da empresa. A guia tem de indicar os locais de carga e descarga e a data e hora de início do transporte.
2. 02Confira a carga contra a guia. Artigo a artigo: designação (diâmetro, classe, referência) e quantidade. Conte paletes e volumes.
3. 03Anote faltas, danos ou recusas antes de assinar. Escreva na guia o que não foi aceite e a quantidade. Se parte da carga não for aceite, a lei prevê um documento de transporte adicional que identifique a alteração (DL 147/2003, artigo 4.º, n.º 8) — peça-o ao motorista ou ao fornecedor.
4. 04Assine com nome legível e hora. Uma rubrica sem nome não ajuda ninguém no escritório.
5. 05Fotografe a guia no momento, inteira, com boa luz, depois de assinada e anotada. A fotografia é a cópia de segurança e é o que o escritório pode usar de imediato.
6. 06Guarde o original num só sítio, numa pasta por fornecedor (ou por mês), sempre no mesmo lugar da obra.

• Uma pasta por fornecedor, com separadores por mês. Os fornecedores com muitas entregas (betão, agregados, aço) merecem pasta própria.
• Guias com anotações à frente, marcadas (por exemplo, com um post-it) para o escritório ver logo que há divergência.
• Guias de devolução e de paletes separadas, porque dão origem a créditos (ver paletes retornáveis).
• Guias de entrega e de devolução de equipamentos alugados juntas, porque marcam o início e o fim do aluguer.
• Um local seco e fixo no contentor da obra, conhecido por quem recebe material nos turnos e fins de semana.

Quanto tempo guardar as guias? O regime de bens em circulação fala no fim do 4.º ano seguinte ao da emissão, sem prejuízo do prazo de 10 anos do artigo 52.º do Código do IVA para documentos de suporte da contabilidade. Veja prazos de conservação de guias e faturas e confirme com o seu contabilista certificado.

1. 01Ao fim de cada semana, conte as guias por fornecedor e compare com as fotografias enviadas durante a semana.
2. 02Faça uma lista simples: data, fornecedor, número da guia, observações (faltas, recusas, devoluções).
3. 03Envie os originais ao escritório com a lista, em mão ou por quem faz a ligação à obra.
4. 04O escritório confirma a receção e devolve a lista das guias em falta (fotografadas mas não entregues, ou vice-versa).
5. 05Guias em falta resolvem-se nessa semana, com o fornecedor ou com quem recebeu — não no fecho de mês.

Com a Audiree, o passo "fotografar a guia no momento" passa a ser também o envio ao escritório: a equipa fotografa a guia no grupo que já usa e a IA lê todas as linhas — artigo, quantidade, unidade — e confere-as com o contrato da obra. O escritório deixa de esperar pelo lote do fim do mês para saber o que entrou, e a Produção deixa de reescrever as guias numa folha para o Financeiro.

O que bate com o contrato segue sozinho; o que não bate fica numa fila de revisão com a diferença exata. Os originais em papel continuam a ser guardados como até aqui — a Audiree não é arquivo fiscal certificado. Mais em digitalizar guias de remessa.