O que significa receber uma fatura sem guia?
Os bens que circulam em território nacional entre sujeitos passivos de IVA têm de ir acompanhados de documento de transporte (DL 147/2003, artigo 1.º). Mas "documento de transporte" inclui a fatura, a guia de remessa, a nota de devolução, a guia de transporte ou documentos equivalentes (artigo 2.º). Por isso, do lado de quem recebe, uma fatura sem guia pode ter quatro explicações:
- É um serviço, não uma entrega de bens — não há guia.
- A fatura acompanhou os bens e serviu ela própria de documento de transporte.
- As guias existem mas não chegaram ao escritório — estão em obra, perdidas ou por enviar.
- O material não foi entregue (ou foi entregue noutra obra) — e a fatura não devia ser paga assim.
Quando é que é legítimo não haver guia?
A fatura global é o caso mais comum: a lei permite agregar entregas de um período numa só fatura, emitida até 5 dias úteis após o fim desse período (Código do IVA, artigo 36.º, n.º 2). A fatura existe, as guias também — só que estão espalhadas pelo mês.
Também a fatura pode fazer de guia: se for emitida por software ou no Portal das Finanças e acompanhar os bens, fica dispensada a comunicação prévia do documento de transporte (DL 147/2003, artigo 5.º, n.º 11). Nesse caso a obra deve ter recebido a fatura com o material.
| Situação | Há guia? | Como conferir |
|---|---|---|
| Serviços (subempreitadas, mão de obra, fiscalização, projeto) | Não | Contra o contrato e autos de medição |
| Aluguer de equipamento | Normalmente só na entrega e na devolução | Dias faturados vs dias entre guias de entrega e devolução |
| Fatura que serviu de documento de transporte | Não — a fatura acompanhou os bens | Contra o registo de receção em obra |
| Fatura global de um período | Sim, várias | Contra todas as guias do período |
| Taras e embalagens retornáveis | Excluídas do regime | Contra o registo de paletes da obra |
O que fazer, passo a passo
- 01Classifique a fatura: bens ou serviços? Se for serviço, confira contra o contrato ou auto de medição e siga em frente.
- 02Veja se a fatura refere números de guia. Faturas globais costumam listá-los; procure-os primeiro na obra.
- 03Pergunte à obra. O encarregado confirma se o material chegou, em que dia e em que quantidade — e se tem a guia na pasta ou fotografada.
- 04Se não houver registo da entrega, peça ao fornecedor o número, a data e cópia das guias, com a assinatura de quem recebeu.
- 05Suspenda a aprovação dessa linha (não necessariamente da fatura toda) até ter prova da entrega.
- 06Se o fornecedor não conseguir provar a entrega, peça nota de crédito da linha ou a anulação da fatura.
Como pedir a guia ao fornecedor
Um pedido curto e concreto resolve-se mais depressa. Por exemplo:
"Bom dia. Na vossa fatura FT 2026/0412, de 31/08/2026, a linha 3 (12 t de agregado 4/20 para a obra da Rua X) não tem guia de remessa correspondente nos nossos registos. Podem enviar-nos o número e cópia da guia assinada em obra? Até lá, esta linha fica em conferência; o restante segue para pagamento."
Indicar a linha e o valor em causa evita que o fornecedor reenvie a fatura toda, e aprovar o resto evita atrasar o pagamento do que está certo.
Verifique no e-fatura
O inverso também acontece: faturas comunicadas à AT com o NIF da sua empresa que nunca chegaram ao escritório. Consultar o e-fatura periodicamente ajuda a encontrá-las, embora mostre cabeçalhos e totais, não as linhas.
Como a Audiree ajuda a encontrar faturas sem guia
Na Audiree, cada guia fotografada em obra fica associada ao contrato e à obra no dia em que chega, com as linhas lidas pela IA. Quando a fatura entra, o cruzamento com as guias é feito automaticamente: as linhas que batem seguem sozinhas e as que não têm guia correspondente ficam na fila de revisão com a diferença exata, em vez de serem descobertas na pilha de papel do fim do mês.
A deteção de duplicados (número do documento ou ATCUD + fornecedor) evita também que uma segunda via da mesma fatura seja lançada como nova. Veja conferência de guias de remessa e faturas.
Perguntas frequentes
Uma fatura sem guia é ilegal?
Não necessariamente. Serviços não têm guia, e a fatura pode servir de documento de transporte. O que interessa a quem recebe é ter prova da entrega antes de pagar bens.
Posso recusar pagar uma fatura sem guia?
Pode pedir prova da entrega e suspender a aprovação da linha em causa até a receber. Como resolver a relação comercial depende do contrato com o fornecedor; em caso de dúvida jurídica, consulte o seu advogado.
A guia tem de ter preços para eu conferir a fatura?
Não. A guia prova a entrega e a quantidade; o preço confere-se contra o contrato. A lei não obriga a guia a ter preços (DL 147/2003, artigo 4.º).
E uma guia sem fatura?
É o caso inverso: material entregue e ainda não faturado. Convém registá-lo como custo comprometido da obra para não ser surpreendido no fecho — ver controlo de custos de obra em Excel.