Fecho de mês na construção: chegar ao fim do mês com as guias já conferidas

Os fornecedores faturam no fim do mês — é comum uma fatura global por fornecedor, emitida até 5 dias úteis após o fim do período, como permite o CIVA. Nesse momento, o escritório tem as faturas mas não tem as guias: estão em pastas na obra, na carrinha do encarregado ou em fotos soltas no telemóvel de alguém.

Enquanto as guias não chegam, a fatura não é conferida; enquanto não é conferida, não é imputada à obra; e enquanto os custos não estão imputados, a direção não sabe a margem real de cada obra. Uma fatura com uma divergência de 96,40 € pode segurar a imputação de uma fatura de 14.280,00 €.

Por exemplo: uma empresa com quatro obras ativas e uma dúzia de fornecedores recorrentes recebe no fim do mês cerca de 50 faturas e várias centenas de guias. A conferência passa por reunir as guias, transcrevê-las, somá-las por fornecedor e obra, abrir cada contrato e comparar. As dúvidas vão por email para a direção de obra, que confere as quantidades do seu lado. O trabalho concentra-se nas duas primeiras semanas do mês seguinte e sobrepõe-se às entregas do mês corrente.

• Tempo administrativo a reunir e transcrever guias.
• Tempo técnico da direção de obra a confirmar quantidades que já tinha visto no dia da entrega.
• Tempo de espera: faturas paradas por falta de uma guia.
• Retrabalho: a mesma fatura conferida por Produção e por Financeiro.

1. 01Cada guia é fotografada em obra no dia da entrega; a IA lê cada linha e confere-a com o contrato.
2. 02Cada fatura, quando chega, é lida e confrontada com as guias já conferidas e com a tabela de preços.
3. 03O que bate é aprovado automaticamente ao longo do mês; as divergências entram na fila de revisão no próprio dia, com o valor exato.
4. 04No fim do mês, a discriminação por mês e por item do contrato já está somada, com o cumprimento de quantidades e as paletes por devolver.
5. 05Exporta em CSV, no formato português, para o Excel ou para lançamento no ERP — os números por obra ficam no controlo de custos de obra.

Para as divergências mais frequentes e como resolvê-las, veja divergências em faturas de fornecedores.

• Todas as faturas do mês associadas a uma obra e a um contrato.
• Quantidades faturadas iguais à soma das guias do período.
• Preços unitários iguais aos adjudicados; extras (bombagem, transporte, taxas) previstos no contrato.
• Sem faturas duplicadas (mesmo número ou ATCUD, mesmo fornecedor).
• Notas de crédito esperadas recebidas: devoluções, paletes retornáveis, recusas parciais.
• Faturas com divergência identificadas, com o valor e o responsável pela decisão.

A Audiree não substitui o ERP nem a contabilidade, não paga faturas e não emite guias nem faturas. Não é arquivo fiscal certificado e não valida ATCUD, QR code ou assinaturas junto da AT — o número do documento e o ATCUD servem para detetar duplicados. Também não dá enquadramento fiscal: taxas de IVA e autoliquidação continuam a ser decididas com o seu contabilista certificado.

O fecho contabilístico propriamente dito — lançamentos, apuramento do IVA, reconciliações bancárias — continua no seu ERP e com a sua contabilidade. A Audiree entrega a parte dos fornecimentos já conferida.

O primeiro passo é uma demonstração de 30 minutos com os seus próprios documentos: traga dois contratos e um mês de guias e faturas de uma obra. Corremos a leitura e a conferência ao vivo e vê, linha a linha, o que seguiria sozinho e o que iria para revisão. Depois adaptamos a plataforma ao modelo de gestão da empresa (obras, centros de custo, quem aprova o quê); a configuração da primeira obra está incluída no piloto. O preço é definido em função do volume de documentos e de obras.