Paletes retornáveis em obra: como não perder as cauções

O material chega em paletes que o fornecedor quer de volta. Em regra, a palete aparece na fatura como uma linha própria (caução ou valor da palete) e, quando a obra a devolve, o fornecedor emite uma nota de crédito. As condições — valor, prazo de devolução, estado aceite — variam de fornecedor para fornecedor e devem estar no contrato ou na proposta.

O Código do IVA prevê que as embalagens não efetivamente transacionadas sejam indicadas separadamente na fatura, com menção expressa de que foi acordada a sua devolução (artigo 36.º, n.º 5, alínea b)). Por isso as paletes costumam aparecer numa linha à parte — e é essa linha que tem de conferir.

• As paletes devolvidas não ficam registadas em lado nenhum — o camião leva-as e ninguém anota quantas.
• A devolução é feita a um camião de outra entrega e o comprovativo não chega ao escritório.
• O fornecedor credita menos paletes do que as devolvidas, ou não credita, e ninguém confere a nota de crédito.
• As paletes ficam na obra depois de acabada, partidas ou reaproveitadas, e o prazo de devolução passa.
• As notas de crédito chegam semanas depois e não são associadas à fatura original.

1. 01No contrato, registe o valor da caução por tipo de palete e as condições de devolução.
2. 02Na receção, confirme na guia o número de paletes entregues e anote se não bate, antes de assinar (ver como organizar guias de remessa em obra).
3. 03Em obra, mantenha as paletes vazias num local próprio, separadas por fornecedor.
4. 04Na devolução, peça ao motorista um comprovativo assinado com o número de paletes levadas, a data e a obra. Fotografe-o.
5. 05No escritório, mantenha um saldo por fornecedor e por obra: paletes faturadas − paletes devolvidas = paletes em obra.
6. 06Uma vez por mês, compare as devoluções registadas com as notas de crédito recebidas e reclame as que faltam.

Sempre que a coluna "por creditar" for maior que zero depois do prazo normal de emissão da nota de crédito desse fornecedor. Envie a lista de comprovativos de devolução (datas e quantidades) e peça a nota de crédito, que deve referir a fatura que retifica (Código do IVA, artigo 36.º, n.º 6).

No fim da obra, faça uma última contagem: paletes ainda em obra devem ser devolvidas antes da desmobilização do estaleiro. Depois disso, a probabilidade de recuperar o crédito é baixa.

A Audiree lê as linhas de paletes nas guias e faturas como lê qualquer outra linha — com IA, a partir da foto ou do PDF — e o painel da obra inclui o acompanhamento de paletes retornáveis. Assim, o saldo por fornecedor deixa de depender de alguém copiar guias para uma folha de cálculo, e as devoluções sem crédito ficam visíveis a tempo de reclamar.

O mesmo registo serve a conferência do resto da fatura; ver como conferir faturas de fornecedores.