Conferência de guias de remessa com faturas: cada linha faturada contra o que chegou à obra

A guia de remessa (ou guia de transporte — o conteúdo é o mesmo, segundo a AT) acompanha o material e é assinada em obra. Tem de identificar remetente e destinatário, NIFs, a designação dos bens com as quantidades, os locais de carga e descarga e a data e hora de início do transporte, mas não tem de ter preços. A fatura chega depois, por outro canal, e muitas vezes agrega o mês. Explicamos as diferenças entre os dois documentos em guia de remessa vs fatura.

As divergências típicas não são fraude; são desalinhamentos normais de um circuito em papel:

• Quantidade faturada superior à soma das guias (uma guia faturada duas vezes, ou uma entrega recusada que ficou faturada).
• Parte da carga recusada em obra e anotada à mão na guia, mas faturada por inteiro. A lei prevê documento adicional para a aceitação parcial; na prática, a nota manuscrita é muitas vezes o único registo.
• Designação diferente entre guia e fatura (classe de betão, diâmetro do varão, referência do bloco).
• Linhas faturadas sem guia correspondente — ver fatura sem guia de remessa.
• Preço unitário na fatura diferente do adjudicado.

Na maioria das empresas as guias vão da obra para o escritório em lote — semanal, quinzenal ou no fim do mês — em mão, digitalizadas ou por foto. Alguém ordena-as por fornecedor e obra, transcreve as quantidades para uma folha de cálculo, soma e compara com a fatura. Quando falta uma guia, telefona-se para a obra.

Por exemplo: uma obra média recebe algumas centenas de guias por mês. Se cada uma levar três a cinco minutos a encontrar, transcrever e cruzar, são dias de trabalho administrativo por obra, por mês — antes de tratar de uma única divergência. E, em empresas onde a direção de obra e o financeiro conferem o mesmo documento, esse tempo conta duas vezes.

1. 01A guia entra no dia da entrega: o encarregado fotografa-a no grupo da obra, ou a guia digital (PDF, email) é carregada.
2. 02A IA extrai cada linha — artigo, quantidade, unidade — com duas leituras independentes; valores manuscritos são sinalizados.
3. 03Cada linha é associada ao item do contrato e valorizada ao preço acordado × quantidade entregue.
4. 04Quando a fatura chega, é lida da mesma forma e confrontada com as guias e o contrato: total do documento vs soma das linhas (V2), preço vs contrato (V1, V8), unidades (V9), designação (V10), NIF (V5) e referência de contrato (V6).
5. 05Guias e faturas repetidas são detetadas pelo número do documento ou ATCUD e fornecedor.
6. 06O que bate é aprovado automaticamente. As divergências entram na fila de revisão, com a linha, a guia e o valor exato da diferença, e resolvem-se num clique.

A Audiree não substitui o ERP nem a contabilidade, não paga faturas e não emite guias nem faturas. Não é arquivo fiscal certificado e não valida ATCUD, QR code ou assinaturas junto da AT — o número do documento e o ATCUD servem para detetar duplicados. Também não dá enquadramento fiscal: taxas de IVA e autoliquidação continuam a ser decididas com o seu contabilista certificado.

Também não substitui a guia em papel nem o arquivo legal: as regras de conservação continuam a aplicar-se — ver prazos de conservação de guias e faturas.

O primeiro passo é uma demonstração de 30 minutos com os seus próprios documentos: traga dois contratos e um mês de guias e faturas de uma obra. Corremos a leitura e a conferência ao vivo e vê, linha a linha, o que seguiria sozinho e o que iria para revisão. Depois adaptamos a plataforma ao modelo de gestão da empresa (obras, centros de custo, quem aprova o quê); a configuração da primeira obra está incluída no piloto. O preço é definido em função do volume de documentos e de obras.