Conciliación de albaranes y facturas: el cierre de mes sin puntear papel

Los pasos 4 y 5 son donde se va el tiempo: la comparación es sencilla, pero exige tener delante cada albarán, cada línea de factura y el contrato a la vez.

1. 01Cada día llegan albaranes en papel con cada entrega; el encargado los firma y se acumulan en la caseta o en la furgoneta.
2. 02Cada semana o cada mes alguien los lleva a la oficina, o los fotografía.
3. 03A fin de mes el proveedor emite una factura recapitulativa con todas las entregas del mes.
4. 04Administración puntea cada albarán contra la factura, comprueba precios contra el contrato, reclama los albaranes que faltan y detecta los que nunca se facturaron.
5. 05El jefe de obra conforma la factura y pasa a pago.

El Reglamento de facturación (RD 1619/2012, art. 13) permite incluir en una sola factura varias operaciones para el mismo destinatario dentro del mismo mes natural; si el destinatario es empresario, debe expedirse antes del día 16 del mes siguiente. Es la base legal de la factura mensual de su proveedor. Vea factura recapitulativa.

La Ley 3/2004 fija un plazo de pago de 30 días naturales desde la recepción, ampliable por pacto hasta 60, y limita el procedimiento de aceptación o comprobación a un máximo de 30 días. Una conciliación que tarda tres semanas consume casi todo ese margen. Vea plazos de pago en construcción.

El RD 238/2026 desarrolla la factura electrónica obligatoria entre empresas. Entre otras cosas, el destinatario debe comunicar la aceptación o el rechazo comercial de cada factura, y en ausencia de rechazo o de factura rectificativa posterior se presume que la factura está aceptada. La aplicación efectiva se cuenta desde una orden ministerial que, a 29/09/2026, seguía en fase de proyecto: si entra en vigor como está redactada, sería el 1 de octubre de 2027 para empresas con más de 8 M€ de volumen de operaciones y el 1 de octubre de 2028 para el resto. Compruebe las fechas con su asesor fiscal.

Para una constructora, la consecuencia práctica es que la conciliación deja de poder esperar a «cuando haya tiempo»: decidir aceptar o rechazar exige haber cotejado antes. Vea aceptar o rechazar una factura electrónica.

• El albarán se lee al llegar, no a fin de mes: la foto desde la obra, un PDF o un correo bastan. La IA extrae cada línea: artículo, cantidad, unidad y precio.
• Cada línea se valora al precio del contrato, asociada a la partida por significado, y pasa por las validaciones V1–V10.
• Duplicados detectados por número de documento y proveedor, para que el mismo albarán no se cuente dos veces.
• Lo que está bien sigue solo; las divergencias van a una cola de revisión con la diferencia exacta y se resuelven en un clic.
• A fin de mes, las cifras ya están sumadas: desglose mensual por obra y exportación a CSV para Excel.

• Las subcontratas: facturan por certificación o relación valorada, no por albarán.
• Pagar, emitir facturas o comunicar estados a la AEAT.
• Integraciones con Presto, Arquímedes, Sage o A3: Audiree no las ofrece; la exportación es a CSV.