Aceptar o rechazar una factura electrónica: qué exige el RD 238/2026 y por qué los albaranes deben conciliarse antes

El art. 2 bis de la Ley 56/2007 (introducido por la Ley 18/2022) obliga a emisor y receptor a informar del estado de la factura. El art. 10 del RD 238/2026 concreta los estados:

El art. 10 fija cuatro días naturales, excluidos sábados, domingos y festivos nacionales, a contar desde que se produce el hecho que se comunica (la aceptación o el rechazo, o el pago). En la práctica, son cuatro días hábiles a nivel nacional.

El art. 12 añade que la comunicación del pago completo o del rechazo a la solución pública de la AEAT es obligatoria aunque se use una plataforma privada. Y el art. 12.1 establece la regla clave: «En ausencia de rechazo de la factura o de una factura rectificativa posterior, se presumirá que las facturas son aceptadas».

Estas obligaciones se aplican cuando le alcance la factura electrónica B2B, cuyo calendario depende de una orden ministerial pendiente a 29/09/2026 (ver factura electrónica obligatoria B2B). Las personas físicas con volumen de hasta 8.000.000 € tienen 12 meses adicionales en los que informar de los estados es voluntario.

Una factura de proveedor de obra se acepta o se rechaza por su contenido: ¿se recibió lo que se factura?, ¿al precio del contrato?, ¿ya estaba facturado? Esa respuesta está en los albaranes firmados en obra y en el contrato, no en la factura.

El problema es de calendario. Si el proveedor emite una factura recapitulativa a principios de mes con 40 albaranes del mes anterior, y los albaranes siguen en la caseta de obra, nadie puede decidir con fundamento en unos días. Además, la Ley 3/2004 limita a 30 días los procedimientos de aceptación o comprobación (ver plazos de pago en construcción).

1. 01Reunir los albaranes en el día: foto o escaneo al recibir la entrega, asociados a su obra.
2. 02Cotejar cada albarán con el contrato o la tarifa pactada a medida que llegan, no al recibir la factura.
3. 03Al llegar la factura, comprobar que cada línea corresponde a albaranes ya cotejados y que no hay entregas facturadas dos veces.
4. 04Decidir: aceptar, rechazar o, si su proceso lo contempla, aceptar parcialmente, y dejar constancia del motivo.
5. 05Comunicar el estado dentro del plazo y registrar la fecha de pago cuando se produzca.

• Cantidades facturadas superiores a las del albarán firmado (por ejemplo, 12 m³ de hormigón facturados frente a 10,5 m³ en el albarán).
• Precio unitario distinto del contrato o de la oferta aceptada.
• Entregas facturadas sin albarán o albaranes de otra obra (ver factura sin albarán).
• Conceptos añadidos que no figuran en el albarán: esperas, carga incompleta, bombeo, portes.
• Una misma entrega incluida en dos facturas.
• Mención de IVA incorrecta, por ejemplo en ejecuciones de obra con inversión del sujeto pasivo.

Audiree prepara la decisión, no la comunica. La IA lee cada albarán y cada factura (foto, PDF o correo), identifica artículo, cantidad, unidad y precio, y los coteja con el contrato: lo que cuadra sigue solo y cada divergencia queda en una cola de revisión con la diferencia exacta. No envía estados a la AEAT ni se integra con la solución pública ni con plataformas privadas. Está construida en Portugal y trabaja hoy con constructoras portuguesas; hacemos demos para empresas españolas.