¿Cuál es la diferencia entre albarán y factura?
El albarán nace en la obra, en el momento de la entrega, y demuestra qué se recibió. La factura nace en la oficina del proveedor, normalmente días o semanas después, y es el documento que reclama el pago y tiene efectos fiscales.
| Albarán | Factura | |
|---|---|---|
| Función | Probar la entrega de material o servicio | Reclamar el pago; documento fiscal |
| Regulación | Sin formato legal general (excepto hoja de suministro del Código Estructural) | Contenido obligatorio en el RD 1619/2012, art. 6 |
| Valor fiscal | Ninguno; no permite deducir IVA | Sí; base para registrar el gasto y deducir el IVA |
| Cuándo se emite | En cada entrega | Tras la entrega; puede agrupar un mes (art. 13) |
| Quién lo firma o conforma | Encargado o capataz, en obra | Jefe de obra conforma; administración registra |
| Precios | Solo si es valorado | Siempre: base, tipo y cuota de IVA |
| Conservación | 6 años como justificante mercantil (interpretación; Código de Comercio art. 30) | 4 años a efectos fiscales (LGT art. 66) y 6 mercantiles |
¿Qué debe incluir una factura (y un albarán no)?
El art. 6 del Reglamento de facturación fija el contenido obligatorio de la factura: número y, en su caso, serie; fecha; datos y NIF de emisor y destinatario; descripción de las operaciones; base imponible, tipo y cuota de IVA, entre otros. Para el albarán no existe una lista equivalente.
Dos menciones son especialmente relevantes en obra. Cuando la operación es una ejecución de obra sujeta a inversión del sujeto pasivo (LIVA art. 84.Uno.2.º f), la factura debe llevar la mención «inversión del sujeto pasivo» (art. 6.1.m). Y las facturas emitidas con un sistema Verifactu incorporan un código QR y, opcionalmente, la leyenda «VERI*FACTU» (art. 6.5).
Una factura, muchos albaranes: recapitulativa y resumen periódica
En obra casi nunca hay una factura por albarán. Lo habitual es una factura mensual por proveedor que agrupa todas las entregas. Dos normas regulan esta agrupación y no dicen lo mismo:
- Factura recapitulativa (RD 1619/2012, art. 13): puede agrupar operaciones al mismo destinatario dentro del mismo mes natural; si el destinatario es empresario, se expide antes del día 16 del mes siguiente.
- Factura resumen periódica (Ley 3/2004, art. 4.4): a efectos de plazos de pago, las facturas pueden agruparse en un periodo de hasta 15 días; el plazo de pago se cuenta desde la mitad de ese periodo, con un máximo de 60 días.
¿Qué plazos afectan a la conformación de la factura?
La Ley 3/2004 de morosidad fija un plazo de pago por defecto de 30 días naturales desde la recepción de la mercancía, ampliable por pacto hasta un máximo de 60. Cualquier procedimiento de aceptación o comprobación no puede superar 30 días desde la recepción, y el proveedor debe enviar la factura en los 15 días naturales siguientes a la entrega.
En la práctica, esto significa que el cotejo de albaranes con la factura tiene una ventana corta. Si la conciliación de fin de mes tarda tres semanas, consume la mayor parte de ese margen.
¿Cómo se cruzan los albaranes con la factura?
El proceso manual habitual en administración de obra es este:
- 01Reunir todos los albaranes firmados del mes de ese proveedor y esa obra.
- 02Marcar cada línea de la factura contra su albarán: artículo, cantidad y unidad.
- 03Comprobar el precio de cada línea contra el contrato, la tarifa o la oferta aceptada.
- 04Buscar los albaranes que no aparecen en la factura y las líneas de factura sin albarán.
- 05Pedir al proveedor un abono o una factura rectificativa por las diferencias.
- 06Pasar la factura al jefe de obra para que la conforme y a pago.
Ejemplo ilustrativo
Una factura mensual de hormigón de 14.280,00 € puede agrupar, por ejemplo, 30 albaranes de 6 a 8 m³. Cruzarla bien exige comprobar 30 volúmenes, 30 fechas y cada suplemento (bomba, aditivos, carga incompleta) contra el contrato.
Cómo acelera Audiree el cruce de albaranes y facturas
Audiree lee con IA cada albarán y cada factura (foto, PDF o correo) y compara cada línea con el precio del contrato: valida que precio × cantidad cuadra, que el total coincide con la suma de líneas, que el NIF del proveedor es el correcto y que el documento no está duplicado. Lo que cuadra se aprueba solo; las divergencias llegan a una cola de revisión con la diferencia exacta, sin que nada se descarte en silencio.
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Preguntas frecuentes
¿Se puede pagar una factura sin albarán?
Legalmente la factura es válida si cumple el art. 6 del RD 1619/2012, aunque no haya albarán. Pero sin albarán firmado no hay prueba de que el material llegó a la obra, así que conviene no conformarla hasta aclararlo con el proveedor.
¿Sirve el albarán para deducir el IVA?
No. Solo la factura (o el documento que la sustituya legalmente) da derecho a deducir el IVA soportado.
¿Puede el proveedor facturar todo el mes en una sola factura?
Sí. El art. 13 del RD 1619/2012 permite agrupar las operaciones de un mismo mes natural; para un destinatario empresario, la factura debe expedirse antes del día 16 del mes siguiente.
¿Qué pasa si el precio de la factura no coincide con el contrato?
Lo habitual es no conformar la factura y pedir al proveedor una factura rectificativa o un abono por la diferencia. Por eso el precio se comprueba contra el contrato, no contra el albarán.
¿Cuánto tiempo tengo para revisar una factura antes de pagarla?
Según la Ley 3/2004, el procedimiento de aceptación o comprobación no puede superar 30 días desde la recepción de los bienes, y el plazo de pago máximo pactado es de 60 días.