¿Qué es la triple conciliación y por qué cuesta en obra?
En la compra clásica, el pedido fija qué y a qué precio; el albarán prueba la entrega; la factura cobra. Se paga cuando los tres coinciden. Es la lógica que usan los programas de obra: Arquímedes, por ejemplo, organiza la cadena contrato → pedido → albarán → factura.
En obra, sin embargo, muchas entregas se piden por teléfono al encargado de planta, y el pedido no se registra. Lo que sí hay es un contrato de suministro o una tarifa pactada para la obra, que es la referencia real de precio.
¿Cómo concilia Audiree los tres documentos?
- Cada línea se asocia a la partida del contrato por significado, no por texto idéntico.
- V1 y V8 comprueban el precio contra el contrato; V2 el total frente a la suma de líneas; V9 las unidades; V10 la designación.
- V6 comprueba la referencia de pedido o contrato: detecta el albarán imputado al contrato equivocado.
- V5 comprueba que el NIF del proveedor coincide con el registrado.
| Vértice | Documento | Qué aporta |
|---|---|---|
| 1 | Contrato, tarifa u oferta aceptada | Partidas y precios pactados por obra y proveedor |
| 2 | Albarán | Qué se entregó, cuánto, cuándo y en qué obra |
| 3 | Factura | Qué se cobra y a qué precio |
Un ejemplo con precios
Por ejemplo: el contrato de ferralla fija 1,12 €/kg para barra corrugada. El albarán registra 2.450 kg; la factura cobra 2.450 kg a 1,18 €/kg. La cantidad cuadra, pero el precio no: la línea va a revisión con la diferencia exacta, 147,00 €. Si el albarán dijera Ø16 y la factura Ø20, V10 lo señalaría aunque el precio fuera el mismo. (Cifras ilustrativas.)
¿Y cuando sí hay pedido?
La referencia de pedido o contrato del documento se comprueba (V6). Pero los precios se validan siempre contra el contrato registrado en Audiree; si su empresa trabaja con pedidos formales en un ERP, la comparación con el pedido sigue haciéndose allí.
¿Qué ocurre con lo que no cuadra?
Nada se descarta en silencio. Cada divergencia entra en una cola de revisión con la diferencia exacta al lado: precio, cantidad, unidad o designación. Quien revisa puede asociar la línea a otra partida del contrato, crear la partida que falta o aceptarla fuera de contrato, y la decisión queda registrada. Obra y administración ven el mismo documento, así que la revisión se hace una vez y no dos.
Lo que cuadra en los tres vértices se aprueba automáticamente y queda listo para el cierre del mes. Vea cómo encaja en el ciclo mensual en conciliación de albaranes y facturas, y los tipos de error más frecuentes en discrepancias entre albarán y factura.
¿En qué suministros tiene más sentido?
En los que se entregan con albarán y se facturan contra una tarifa o contrato: hormigón preparado, ferralla, áridos, material de almacén, alquiler de maquinaria, transporte y contenedores. En ferralla, donde se paga por kg y se trabaja por diámetro, la triple conciliación detecta diferencias que no se ven en el total. Vea albaranes de acero y ferralla.
¿Qué no hace?
- No crea ni gestiona pedidos de compra.
- No concilia certificaciones de subcontratas.
- No se conecta a ERP españoles; exporta a CSV.
Audiree y las empresas españolas
Audiree se ha desarrollado en Portugal y hoy trabaja con constructoras portuguesas. La lectura no depende del formato del documento, así que los albaranes y facturas de proveedores españoles se leen igual. Hacemos demostraciones para empresas en España con sus propios documentos. No ofrecemos integraciones con programas españoles.
Preguntas frecuentes
¿Qué diferencia hay entre triple conciliación y conciliación a dos bandas?
A dos bandas se compara albarán y factura. A tres bandas se añade la referencia de precio (pedido o contrato), que es la que dice si el precio cobrado es el correcto.
¿Necesito registrar pedidos para usar Audiree?
No. Basta con el contrato, la tarifa o la oferta aceptada de cada proveedor en cada obra.
¿Qué pasa con una línea que no está en el contrato?
Pasa a revisión, nunca se descarta. Puede asociarla a una partida, crear la partida que falta o aceptarla fuera de contrato.
¿Detecta un albarán cargado a la obra equivocada?
Sí, en la medida en que la referencia de contrato no coincide (V6): el documento se señala para revisión.
¿Audiree funciona con albaranes de proveedores españoles?
Sí, en cuanto a la lectura: no depende del formato ni de una plantilla por proveedor, por lo que un albarán de una planta de hormigón de Zaragoza se lee igual que uno portugués. Audiree se ha desarrollado en Portugal y hoy trabaja con constructoras portuguesas; para empresas en España hacemos demostraciones con sus propios albaranes, facturas y contratos.