Qué es un albarán: el documento que prueba lo que entró en su obra

El albarán (también llamado nota de entrega) es el justificante de que una mercancía o un servicio se ha entregado. Lo emite el proveedor, viaja con el material y lo firma quien lo recibe. Su función es probar la entrega: qué llegó, cuánto, cuándo y a qué obra.

No es una factura. La factura es el documento con efectos fiscales, regulado por el Reglamento de facturación (Real Decreto 1619/2012), cuyo art. 6 enumera su contenido obligatorio y no dice nada sobre albaranes. Por eso el albarán, por sí solo, no permite deducir el IVA ni registrar el gasto: sirve para comprobar que la factura que llegará después corresponde a lo que realmente se recibió. Las diferencias las explicamos en albarán vs factura.

Con carácter general, no hemos encontrado ninguna ley que defina el albarán ni que imponga un modelo. Es un documento de práctica comercial: cada proveedor usa el suyo, y por eso los albaranes de una misma obra tienen formatos muy distintos.

En construcción hay una excepción importante. El Código Estructural (Real Decreto 470/2021) exige que cada carga de hormigón vaya acompañada de una hoja de suministro con un contenido mínimo, y su Anejo 4 fija también el contenido mínimo para el acero para armaduras, las armaduras elaboradas, cementos, áridos, aditivos y adiciones. Los pliegos suelen llamarlo «albarán u hoja de suministro». Lo detallamos en qué debe incluir el albarán de hormigón y acero.

Al no haber formato obligatorio general, el contenido varía, pero en la práctica un albarán de materiales de obra suele recoger:

• Datos del proveedor y, normalmente, su NIF.
• Número de albarán y fecha (en hormigón, también la hora).
• Cliente y obra o dirección de entrega.
• Referencia al pedido o al contrato, si existe.
• Líneas con artículo o designación, cantidad y unidad (m³, kg, t, ud, m²).
• Precios e importes, solo si es un albarán valorado.
• Datos del transporte: matrícula del camión o conductor.
• Espacio para la firma, nombre y, a veces, DNI de quien recibe.

Quien recibe el material, normalmente el encargado o el capataz, firma el albarán junto al camión. Esa firma no es un trámite: muchas condiciones generales de proveedores le dan valor de aceptación. Por ejemplo, las condiciones al dorso del albarán de hormigón de Cementos La Unión indican que la firma «supone la conformidad del cliente en su totalidad» y exigen el DNI del firmante.

Firmar sin mirar es, en la práctica, renunciar a reclamar después. Antes de firmar conviene comprobar, como mínimo:

1. 01Que la obra y el cliente son los suyos (no el pedido de otra obra).
2. 02Que el material y la designación coinciden con lo pedido (por ejemplo, diámetro de la ferralla o tipo de hormigón).
3. 03Que la cantidad entregada coincide con la del albarán, y la unidad es la esperada.
4. 04Que cualquier incidencia (faltas, roturas, esperas) queda anotada en el propio albarán antes de firmar.

En la mayoría de constructoras el ciclo es parecido: los albaranes firmados se acumulan en la caseta de obra, alguien los lleva (o los fotografía) a la oficina, y a final de mes el proveedor envía una factura que agrupa todas las entregas del mes. El Reglamento de facturación permite agrupar en una sola factura las operaciones de un mismo mes natural, que para un destinatario empresario debe expedirse antes del día 16 del mes siguiente (RD 1619/2012, art. 13).

Administración cruza entonces cada albarán con las líneas de la factura, comprueba los precios contra el contrato o la tarifa pactada, persigue los albaranes que faltan, y el jefe de obra conforma la factura. En obras con subcontratas, esa parte del trabajo se factura normalmente por certificación y no por albarán: lo explicamos en certificación vs albarán.

Sobre la conservación: el Código de Comercio (art. 30) obliga a conservar libros, correspondencia, documentación y justificantes durante seis años. Entendemos que los albaranes entran en «justificantes», aunque no hemos encontrado una norma que lo diga expresamente; confírmelo con su asesor fiscal.

Audiree está pensado para ahorrar el tiempo del cotejo manual: el equipo fotografía el albarán, la IA lee cada línea (artículo, cantidad, unidad, precio) y la compara con el contrato del proveedor por significado, no por texto idéntico. Lo que coincide sigue solo; las divergencias se resuelven con un clic, con la diferencia exacta a la vista.

Audiree se ha desarrollado en Portugal y hoy trabaja con constructoras portuguesas. Como la lectura no depende del formato del documento, los albaranes de proveedores españoles se leen igual; hacemos demostraciones para empresas en España con sus propios documentos.