O que é uma guia de remessa — e o que fazer com ela quando chega à obra

O regime de bens em circulação (anexo ao Decreto-Lei n.º 147/2003) obriga a que os bens transportados em território nacional por sujeitos passivos de IVA circulem acompanhados de documento de transporte. A lei define documento de transporte como "a fatura, guia de remessa, nota de devolução, guia de transporte ou documentos equivalentes" (art. 2.º, n.º 1, alínea b)).

Na construção, o documento que chega com o camião é quase sempre uma guia de remessa ou uma guia de transporte. As duas têm exatamente o mesmo conteúdo — a própria AT o diz (ver guia de remessa vs guia de transporte).

Há exclusões que interessam à obra: as taras e embalagens retornáveis (por exemplo, paletes) e os bens do ativo fixo tangível do próprio remetente, como equipamento próprio que muda de obra, não precisam de documento de transporte. Pelo contrário, os materiais de construção transportados em veículo de mercadorias continuam abrangidos mesmo quando vendidos a retalho a consumidor final.

O conteúdo mínimo está no art. 4.º, n.os 2 e 4, do DL 147/2003. Se a guia não indicar expressamente os locais e a data de início do transporte, presumem-se os que constam do documento (n.º 5).

• Quem emite: o remetente dos bens (o fornecedor), ou um terceiro em nome dele por acordo prévio, antes do início da circulação (art. 6.º, n.º 1).
• Quem comunica à AT: o sujeito passivo que processa o documento comunica os seus elementos, incluindo o código único de documento (ATCUD), antes do início do transporte (art. 5.º, n.º 5). O destinatário não tem obrigação de comunicação (Portal das Finanças, FAQ 5371).
• Quem está dispensado de comunicar: sujeitos passivos com volume de negócios igual ou inferior a 100 000 € no período anterior — mas continuam obrigados a emitir o documento (art. 5.º, n.º 10; FAQ 5366).
• Exemplares: em papel, por software certificado ou no Portal, a guia é processada em três exemplares: um para o destinatário e outro para a inspeção tributária (ambos acompanham os bens) e o terceiro para o remetente (art. 5.º, n.º 2, e art. 6.º, n.º 5).
• Sem papel: se a guia foi comunicada eletronicamente antes do transporte, o transportador pode circular só com o código único de documento e o código QR (art. 5.º, n.º 8). Por isso cada vez mais guias chegam à obra em PDF, por email, ou só como código.

A assinatura do encarregado na guia é, na prática, a prova de que o material chegou. Vale a pena conferir antes de assinar, porque corrigir depois dá muito mais trabalho.

1. 01Confirme que o fornecedor, o NIF da sua empresa e o local de descarga estão certos — uma guia de outra obra ou de outro cliente é mais comum do que parece.
2. 02Conte ou meça o que foi descarregado e compare com a designação e a quantidade da guia, na mesma unidade (m³, t, kg, un, m²).
3. 03Veja a designação com atenção: um diâmetro de varão (Ø16 vs Ø20) ou uma classe de betão (C25/30 vs C30/37) diferente do encomendado é uma divergência, mesmo que a quantidade esteja certa.
4. 04Se recusar parte da carga, não se fique pela anotação à mão: a lei exige, quando os bens não são aceites de imediato e na totalidade, um documento de transporte adicional em papel que identifique a alteração e o documento alterado (art. 4.º, n.º 8), comunicado à AT até ao 5.º dia útil seguinte (n.º 11). Peça-o ao fornecedor.
5. 05Assine, date e fique com o exemplar do destinatário. Fotografe-o no próprio dia, antes que se perca, molhe ou fique ilegível.

A guia fica na obra; a fatura chega ao escritório, muitas vezes semanas depois e agregando várias guias (uma fatura global de um mês, por exemplo). Alguém tem de responder à pergunta: tudo o que foi faturado foi entregue, na quantidade certa, ao preço combinado? Para isso é preciso juntar três documentos que chegam a pessoas diferentes: o contrato (compras), a guia (obra) e a fatura (financeiro).

A diferença entre os dois documentos está explicada em guia de remessa vs fatura. Quanto ao arquivo: o exemplar do destinatário deve ser mantido até ao final do 4.º ano seguinte ao da emissão, sem prejuízo do art. 52.º do Código do IVA, que fixa 10 anos para os documentos de suporte (DL 147/2003, art. 6.º, n.º 6). Na dúvida, guarde 10 anos e confirme com o seu contabilista certificado.

A Audiree poupa o tempo da conferência manual: a equipa fotografa a guia (ou envia o PDF) e a IA lê cada linha — artigo, quantidade, unidade e preço, quando existe. Cada linha é conferida com a tabela de preços do contrato daquela obra e, depois, com a fatura. O que está certo segue sozinho; as divergências vão para uma fila de revisão com a diferença exata. A Audiree não emite guias nem comunica nada à AT — trabalha do lado de quem recebe.