O que diz a AT (FAQ 5424)
O regime de bens em circulação não define uma "guia de remessa" diferente de uma "guia de transporte". O art. 2.º, n.º 1, alínea b), do DL 147/2003 enumera como documento de transporte "a fatura, guia de remessa, nota de devolução, guia de transporte ou documentos equivalentes", e o art. 4.º fixa um único conjunto de elementos obrigatórios para as guias de remessa "ou documentos equivalentes".
A AT confirma-o nas questões frequentes do Portal das Finanças (FAQ 5424): não existem diferenças de conteúdo entre a guia de transporte, a guia de remessa ou documentos equivalentes, que podem ser usados de acordo com os usos comerciais. O nome depende do software e do hábito do fornecedor, não da lei.
Comparação lado a lado
| Guia de remessa | Guia de transporte | |
|---|---|---|
| Natureza | Documento de transporte (DL 147/2003, art. 2.º) | Documento de transporte (DL 147/2003, art. 2.º) |
| Elementos obrigatórios | Remetente e NIF; destinatário e NIF (se sujeito passivo); designação e quantidades; locais de carga e descarga; data e hora de início (art. 4.º) | Os mesmos |
| Preços | Não obrigatórios | Não obrigatórios |
| Quem emite | Remetente (fornecedor), antes do transporte | Remetente (fornecedor), antes do transporte |
| Comunicação à AT | Pelo emitente, antes do início do transporte, com ATCUD (art. 5.º, n.º 5) | A mesma |
| Obrigações de quem recebe | Nenhuma comunicação (FAQ 5371); conservar o seu exemplar | As mesmas |
| Conservação | Até ao fim do 4.º ano seguinte, sem prejuízo do art. 52.º do CIVA (art. 6.º, n.º 6) | A mesma |
E os outros documentos que podem acompanhar a carga?
Além das duas guias, há outros documentos que a lei aceita como documento de transporte e que aparecem em obra:
- Fatura: pode servir de documento de transporte se tiver os elementos do art. 36.º, n.º 5, do Código do IVA e ainda os locais de carga e descarga e a data e hora de início do transporte (DL 147/2003, art. 4.º, n.os 1 e 4). Emitida por software ou no Portal, dispensa a comunicação prévia do transporte (art. 5.º, n.º 11; FAQ 5379). Ver guia de remessa vs fatura.
- Nota de devolução: acompanha material que regressa ao fornecedor (por exemplo, sobras ou material recusado).
- Documento de transporte adicional: obrigatório quando os bens não são aceites de imediato e na totalidade, ou quando muda o destinatário ou o local de destino durante o transporte (art. 4.º, n.º 8).
- Folha de obra: usada quando o remetente leva bens para incorporar num serviço que ele próprio presta e o destino não é conhecido à saída — ver folha de obra.
Então, o que muda para quem recebe em obra?
Nada na conferência. Seja "remessa" ou "transporte", a pergunta do encarregado é a mesma: o que diz o papel é o que foi descarregado? E a pergunta do financeiro também: o que foi faturado corresponde às guias assinadas, ao preço do contrato?
O que pode mudar é o formato. Alguns fornecedores ainda entregam guias em papel tipográfico, outros imprimem a partir do software de faturação, outros só enviam o PDF por email ou o código AT. Para o arquivo e para a conferência, convém ter todas no mesmo sítio, ligadas à obra e ao fornecedor, independentemente do nome que trazem no topo.
Mitos comuns
É frequente ouvir que "a guia de transporte é a do transportador" ou que "a guia de remessa tem de ter preços". Nenhuma das duas ideias está no DL 147/2003: o nome é uso comercial e os preços não são obrigatórios em nenhuma delas.
Guias com nomes diferentes, a mesma conferência na Audiree
A leitura da Audiree não depende do nome nem do layout do documento: a IA lê as linhas de uma guia de remessa, de uma guia de transporte ou de uma fatura que acompanha a carga da mesma forma, e confere-as com o contrato daquela obra. Menos tempo a transcrever papéis, e a mesma informação para a obra e para o financeiro.
Perguntas frequentes
A guia de transporte tem mais valor legal do que a guia de remessa?
Não. Segundo a FAQ 5424 da AT não há diferenças de conteúdo entre elas, e o DL 147/2003 trata ambas como documento de transporte com os mesmos elementos obrigatórios.
O fornecedor pode escolher o nome que quiser?
Sim, de acordo com os usos comerciais (FAQ 5424). O que não pode faltar são os elementos do art. 4.º do DL 147/2003 e, quando aplicável, a comunicação à AT antes do transporte.
Quem recebe tem de comunicar a guia de transporte à AT?
Não. Só o sujeito passivo que processa o documento comunica; o destinatário não tem obrigação de comunicação (FAQ 5371).
Se vier a fatura com a carga, preciso de guia?
Não, se a fatura tiver os elementos exigidos para servir de documento de transporte, incluindo locais de carga e descarga e data e hora de início (DL 147/2003, art. 4.º, n.os 1 e 4). Nesse caso é a própria fatura que confere com o que foi descarregado.