Regime de bens em circulação: o que o DL 147/2003 exige às guias que chegam à obra

É o conjunto de regras que acompanha fisicamente as mercadorias. Segundo o art. 1.º do regime (anexo ao DL 147/2003), todos os bens em circulação em território nacional que sejam objeto de operações entre sujeitos passivos de IVA têm de ir acompanhados de um documento de transporte.

O art. 2.º n.º 1 b) define documento de transporte de forma ampla: a fatura, a guia de remessa, a nota de devolução, a guia de transporte ou documentos equivalentes. Para a AT não há diferença de conteúdo entre guia de remessa e guia de transporte — o nome segue os usos comerciais (FAQ 5424 do Portal das Finanças). Explicamos a diferença de nomes em guia de remessa vs guia de transporte.

Numa obra, isto significa que cada carga de betão, cada palete de blocos e cada entrega de varão chega com um documento que diz quem enviou, a quem, o quê e em que quantidade. É esse documento que o encarregado assina e que, semanas depois, alguém vai precisar para conferir a fatura.

O conteúdo mínimo está no art. 4.º:

• Remetente: nome ou firma, domicílio ou sede e NIF (art. 4.º n.º 2 a)).
• Destinatário ou adquirente: nome ou firma e domicílio ou sede (n.º 2 b)), e o NIF do destinatário quando este é sujeito passivo (n.º 2 c)).
• Bens: designação comercial, com indicação das quantidades (n.º 2 d)).
• Locais de carga e descarga, referidos como tais, e data e hora de início do transporte (n.º 4). Na falta de menção expressa, presumem-se os locais constantes do documento (n.º 5).

O art. 3.º exclui várias situações. As mais relevantes para uma empresa de construção:

• Bens do ativo fixo tangível do remetente — por exemplo, equipamento próprio que muda de uma obra para outra.
• Taras e embalagens retornáveis (art. 3.º n.º 1 h)) — as paletes que vão e voltam não precisam de documento de transporte próprio. O acerto das paletes faz-se na fatura e nas notas de crédito.
• Mudança de instalações, com comunicação prévia.
• Retalho a consumidor final — com uma exceção importante: a exclusão não se aplica a materiais de construção transportados em veículo de mercadorias (art. 3.º n.º 2 d)). Material de construção levado para obra em camião precisa sempre de documento.

O art. 5.º n.º 1 admite quatro formas de processar o documento: por via eletrónica, por software certificado pela AT, diretamente no Portal das Finanças, ou em papel pré-impresso em tipografia autorizada. Em papel, software ou Portal, há três exemplares (art. 5.º n.º 2): um para o destinatário, outro para a inspeção tributária (ambos acompanham os bens) e o terceiro fica com o remetente.

Se os bens não forem aceites de imediato e na totalidade — por exemplo, parte da carga é recusada à chegada — o art. 4.º n.º 8 obriga a um documento de transporte adicional em papel que identifique a alteração. Na prática, a recusa parcial fica muitas vezes só anotada à mão na guia, o que complica a conferência da fatura mais tarde.

A comunicação à AT cabe ao remetente (quem envia os bens), antes do início do transporte, incluindo o código único de documento — o ATCUD (art. 5.º n.º 5). O destinatário não tem obrigação de comunicação (FAQ 5371).

Pelo art. 5.º n.º 10, a comunicação não é obrigatória para sujeitos passivos com volume de negócios igual ou inferior a 100.000 € no período de tributação anterior — mas continuam obrigados a emitir o documento de transporte (FAQ 5366). O detalhe dos meios de comunicação e do código AT está em comunicação de documentos de transporte à AT.

Quando o destinatário não é conhecido à saída, o remetente processa um documento global e, a cada entrega, um documento em duplicado. A saída de bens a incorporar em serviços prestados pelo próprio remetente regista-se em documento próprio, "nomeadamente folha de obra", com referência ao documento global (art. 4.º n.º 6 e 7). Estes documentos e as alterações do n.º 8 comunicam-se até ao 5.º dia útil seguinte ao transporte (art. 4.º n.º 11).

Para o empreiteiro que recebe, as consequências práticas são três: guardar o exemplar do destinatário (ver prazos de conservação de guias e faturas); registar recusas parciais num documento, não só à mão; e ligar cada guia à fatura que a cobra. É esse cruzamento, guia a guia, que ocupa horas ao financeiro no fecho do mês. A Audiree usa IA para ler cada linha da guia a partir de uma fotografia e conferi-la com o contrato, para que essa ligação não tenha de ser feita à mão.

Não, no essencial. O DL 35/2025, de 24 de março, é sobretudo a transposição do novo regime de isenção das pequenas empresas (Diretiva 2020/285). No regime de bens em circulação, alterou apenas o n.º 10 do art. 4.º — a substituição do documento de transporte por faturas de aquisição para vendedores ambulantes e sujeitos passivos do regime especial de isenção. Não mudou o conteúdo da guia, o limiar de 100.000 €, nem as regras de comunicação ou de conservação.