O que significa conferir uma fatura de fornecedor numa obra?
Uma fatura de fornecedor só deve seguir para lançamento e pagamento quando responde a três perguntas: o material foi entregue nesta obra?, na quantidade faturada?, ao preço que foi adjudicado? Para responder, é preciso juntar três documentos que nunca chegam juntos: a guia de remessa assinada em obra, a fatura que o fornecedor envia mais tarde para o escritório e o contrato ou adjudicação com os preços unitários.
A guia prova a entrega, mas a lei não lhe exige preços — só a designação dos bens e as quantidades (DL 147/2003, art. 4.º). A fatura traz os preços, mas muitas vezes é uma fatura global que agrega o mês inteiro; o CIVA permite-o desde que seja emitida até 5 dias úteis após o fim do período. O contrato é a única referência de preço. A conferência é o trabalho de pôr os três lado a lado, linha a linha. Explicamos o método completo em como conferir faturas de fornecedores.
Porque é que a conferência manual consome tantas horas?
Por exemplo: um fornecedor de betão envia no fim do mês uma fatura de 14.280,00 € que agrega 22 guias de três obras. Para a conferir à mão, alguém tem de encontrar as 22 guias (algumas ainda na obra, outras numa foto tremida), somar os m³ por obra, confirmar a classe de betão de cada linha, abrir o contrato para ver o preço por m³ e verificar se a bombagem faturada corresponde a betonagens reais. Se cada guia levar três a cinco minutos, esta fatura sozinha ocupa mais de uma hora — e é uma entre dezenas.
Em muitas empresas o mesmo documento é conferido duas vezes: a direção de obra confirma quantidades ("isto chegou à minha obra?") e o financeiro confirma preços e dados fiscais. Cada equipa tem a sua folha de cálculo, e as dúvidas circulam por email até ao fecho do mês.
- Guias e faturas chegam a pessoas diferentes, em datas diferentes, por canais diferentes.
- A designação na guia raramente é igual à do contrato ("Betão C25/30 XC2 S3" vs "BET C25/30").
- Faturas globais obrigam a somar dezenas de guias antes de comparar um único total.
- Preços de tabela mudam entre adjudicações e ninguém tem a versão certa aberta.
- Guias perdidas ou ilegíveis param a conferência de uma fatura inteira.
Como se faz hoje: Excel, ERP e pilhas de papel
Comparámos cada alternativa em detalhe em Audiree vs Excel e Audiree vs ERP de construção.
| Método | O que resolve | Onde se perde tempo |
|---|---|---|
| Pilha de guias + Excel | Custo zero, flexível, todos sabem usar | Digitação linha a linha, sem deteção de duplicados, depende de uma pessoa |
| ERP de construção | Sistema de registo: custos por obra, compras, contabilidade | Assume que alguém já lançou os documentos conferidos — a conferência continua manual |
| OCR genérico de faturas | Lê cabeçalhos (total, data, fornecedor) e às vezes linhas | Não conhece o contrato da obra nem cruza com as guias assinadas |
Como a Audiree confere cada fatura
- 01A equipa fotografa a guia no grupo de conversa que já usa na obra, ou alguém carrega o PDF ou reencaminha o email do fornecedor.
- 02Dois modelos de IA leem o documento de forma independente e extraem cada linha: artigo, quantidade, unidade e preço. Se as leituras divergirem, o documento vai para revisão humana.
- 03Cada linha é associada ao item da tabela de preços do contrato por significado, não por texto igual.
- 04Dez validações determinísticas (V1–V10) fazem a aritmética: preço da linha = preço do contrato × quantidade, total do documento vs soma das linhas, NIF do fornecedor, referência do contrato, coerência de unidades, identidade da designação (por exemplo D16 vs D22), entre outras.
- 05O que bate segue sozinho, aprovado automaticamente. O que diverge entra na fila de revisão com a diferença exata — e é resolvido num clique, por quem tem de decidir.
- 06Faturas repetidas são detetadas pelo número do documento ou ATCUD e fornecedor, e os números de cada obra (contratado vs faturado, exposição pendente) ficam atualizados a cada documento.
A IA lê, a aritmética decide
Nenhuma linha é descartada em silêncio. A leitura usa IA; a aprovação depende de validações determinísticas e, quando há dúvida, de uma pessoa.
O que a Audiree não faz
A Audiree não substitui o ERP nem a contabilidade, não paga faturas e não emite guias nem faturas. Não é arquivo fiscal certificado e não valida ATCUD, QR code ou assinaturas junto da AT — o número do documento e o ATCUD servem para detetar duplicados. Também não dá enquadramento fiscal: taxas de IVA e autoliquidação continuam a ser decididas com o seu contabilista certificado.
Os dados conferidos exportam em CSV para o Excel ou para lançamento no sistema que já usa.
Como começar
O primeiro passo é uma demonstração de 30 minutos com os seus próprios documentos: traga dois contratos e um mês de guias e faturas de uma obra. Corremos a leitura e a conferência ao vivo e vê, linha a linha, o que seguiria sozinho e o que iria para revisão. Depois adaptamos a plataforma ao modelo de gestão da empresa (obras, centros de custo, quem aprova o quê); a configuração da primeira obra está incluída no piloto. O preço é definido em função do volume de documentos e de obras.
Perguntas frequentes
A Audiree substitui o software de faturação ou o ERP?
Não. A Audiree trata a conferência das faturas recebidas antes do lançamento. O ERP continua a ser o sistema de registo; os dados conferidos exportam em CSV.
Funciona com faturas globais mensais?
Sim. A fatura é lida linha a linha e confrontada com o contrato; as guias do período são lidas à medida que chegam, para que o total do mês seja conferido contra entregas reais.
E se a designação na fatura for diferente da do contrato?
A associação é semântica: "BET C25/30" e "Betão C25/30 XC2" são reconhecidos como o mesmo item. Quando a identidade não é clara — por exemplo um diâmetro diferente — a linha vai para revisão.
Preciso de configurar cada fornecedor?
Não. A leitura não depende do layout do documento; basta adicionar o fornecedor e o contrato da obra.
Quanto custa?
O preço é definido em função do volume de documentos e de obras. Na demonstração preparamos uma proposta à medida.