| Critério | Audiree | Conferência manual em Excel |
|---|---|---|
| Custo de software | Sob consulta (por volume de documentos e obras) | Sem custo adicional se já tem Microsoft 365 |
| Introdução das linhas da guia | IA lê a foto ou o PDF: artigo, quantidade, unidade, preço | Digitação manual, linha a linha |
| Comparação com o preço do contrato | Automática em cada linha (V1, V8) | Manual (PROCV, fórmulas, olho humano) |
| Cruzamento guia ↔ fatura | ✓ | Manual |
| Deteção de duplicados | Por n.º de documento/ATCUD + fornecedor | Só se alguém montar a regra |
| Coerência de unidades e designações (m² vs un, D16 vs D22) | Validações V9 e V10 | Depende de quem confere |
| Histórico e rasto de quem aprovou | Fila de revisão com a diferença exata | Depende da disciplina da equipa |
| Flexibilidade para análises à medida | Exportação CSV para Excel | ✓ |
| Curva de aprendizagem | Configuração da primeira obra incluída no piloto | Nenhuma: toda a gente sabe usar |
Informação recolhida de fontes públicas na data indicada. Se algo mudou, escreva-nos e corrigimos.
Quando Conferência manual em Excel é a melhor escolha
- Tem uma ou duas obras e poucos fornecedores, com algumas dezenas de guias por mês: a digitação cabe numa manhã e o custo de uma ferramenta não se justifica.
- Os fornecimentos não têm tabela de preços negociada (compras pontuais ao balcão), por isso não há contrato contra o qual conferir.
- Precisa de análises muito específicas e irregulares que ninguém mais usa — a flexibilidade de uma folha livre é difícil de bater.
- A pessoa que mantém o ficheiro tem tempo e conhece bem cada fornecedor, e o fecho de mês não está a atrasar.
Quando a Audiree é a melhor escolha
- Várias obras em simultâneo, com betonagens que geram muitas guias no mesmo dia.
- Contratos de fornecimento com preços unitários por obra (betão, aço, agregados, aluguer) que têm de ser verificados linha a linha.
- Produção e Financeiro conferem o mesmo documento duas vezes, em ficheiros diferentes.
- O controlo depende de uma só pessoa e para quando ela está de férias.
- Quer continuar a trabalhar no Excel, mas sem digitar: a Audiree exporta CSV já conferido.
Como se confere hoje em Excel?
O circuito típico: as guias assinadas em obra chegam ao escritório em lote (em mão, por foto ou digitalizadas). Alguém digita cada linha — artigo, quantidade, unidade — numa folha por fornecedor ou por obra, junta o preço unitário do contrato e, quando chega a fatura, soma as guias do período e compara com o total faturado.
Funciona. É barato, é flexível e não obriga a mudar hábitos. Muitas empresas têm modelos afinados ao longo de anos, com controlo de custos de obra em Excel bem montado.
Onde é que a folha de cálculo começa a custar tempo?
O custo do Excel não está na licença, está nas horas. Por exemplo: uma obra com 250 guias por mês e uma média de quatro linhas por guia são 1.000 linhas digitadas e comparadas à mão — antes de começar a conferir as faturas.
- Digitação linha a linha: cada guia é escrita duas vezes — pelo fornecedor e por quem a copia para a folha.
- Erro humano: uma vírgula trocada em 8,00 m³ ou um diâmetro mal lido (D16 por D22) passa facilmente numa folha longa.
- Sem deteção de duplicados: a mesma guia enviada por foto e em papel pode entrar duas vezes, a menos que alguém monte uma regra para isso.
- Conhecimento concentrado: o ficheiro vive no computador de uma pessoa; quando ela falta, a conferência para.
- Conferência a dobrar: a direção de obra confirma quantidades num ficheiro e o financeiro confirma preços noutro.
O que muda com a Audiree?
A equipa fotografa a guia (ou carrega o PDF recebido por email). A IA lê cada linha — artigo, quantidade, unidade, preço — com duas leituras independentes, e a Audiree liga cada linha ao artigo certo do contrato da obra por significado, não por texto idêntico.
Depois correm dez validações determinísticas, de V1 (preço da linha = preço de contrato × quantidade) a V10 (identidade da designação). O que está certo segue sozinho; as divergências vão para uma fila de revisão com a diferença exata, resolvidas num clique. Nada é descartado em silêncio.
| Linha da guia | Contrato | Resultado |
|---|---|---|
| Betão C25/30 XC2 · 8,00 m³ · 78,48 €/m³ | 78,48 €/m³ | Aprovada automaticamente |
| Betão C30/37 XC4 · 4,00 m³ · 86,20 €/m³ | 82,90 €/m³ | Em revisão: +3,30 €/m³ (V8) |
Posso continuar a usar o Excel?
Sim, e é esse o ponto. A Audiree não pede que abandone a folha de cálculo: tira-lhe a digitação. Os dados já conferidos exportam-se em CSV para o Excel, onde continua a fazer os seus mapas, tabelas dinâmicas e relatórios à medida.
O painel por obra mostra contratado vs faturado, exposição pendente e alertas, com desagregação mensal — mas quem prefere trabalhar no Excel continua a poder fazê-lo com os números já prontos.
Regra prática
Se a conferência cabe numa manhã por mês e o fecho não atrasa, fique no Excel. Se ocupa dias, ou se duas equipas conferem o mesmo documento, vale a pena ver uma demonstração com os seus próprios contratos.
Como fazer a transição sem parar a obra?
- 01Escolha uma obra com contratos de fornecimento ativos (betão, aço ou aluguer são bons candidatos).
- 02Carregue os contratos: a tabela de preços passa a ser a referência de cada linha.
- 03A equipa de obra fotografa as guias no grupo que já usa; os PDF recebidos por email também entram.
- 04Durante um mês, compare o resultado com a sua folha de cálculo atual.
- 05Exporte o CSV para o Excel e decida com números da sua própria obra.
Perguntas frequentes
A Audiree substitui o Excel?
Não precisa de substituir. A Audiree faz a leitura e a conferência; o Excel continua disponível para análise através da exportação CSV.
A partir de quantas guias por mês faz sentido deixar de digitar?
Não há um número mágico. O sinal é o tempo: quando a conferência ocupa dias em vez de horas, ou quando atrasa o fecho de mês, a digitação passou a ser o gargalo.
O meu modelo de Excel tem regras próprias. Perco-as?
Não. As regras de conferência (preço, quantidades, unidades, duplicados) passam a correr automaticamente, e as suas análises específicas continuam no Excel com os dados exportados.
E se a IA ler mal uma linha?
Há duas leituras independentes e dez validações. O que não bate não é aprovado: vai para revisão humana, com a diferença indicada.
Quanto custa?
O preço é sob consulta, calculado pelo volume de documentos e de obras. A configuração da primeira obra está incluída no piloto.