Controlo de custos de obra em Excel: como estruturar a folha de cálculo

A regra que mais conta: um artigo do contrato, um código. Se a folha Movimentos referir o artigo pelo código da folha Contratos, o preço contratado vem por PROCV (ou PROCX) e não é digitado.

• Contratos — uma linha por artigo contratado: fornecedor, NIF, contrato, artigo, unidade, preço unitário, quantidade prevista.
• Movimentos — uma linha por linha de guia ou de fatura: é aqui que se trabalha todos os dias.
• Resumo — tabela dinâmica sobre os Movimentos: por artigo, por fornecedor e por mês.
• Divergências — filtro dos Movimentos onde o preço ou a quantidade não batem.

Com as guias e as faturas na mesma folha, a coluna Estado permite ver o material entregue e ainda não faturado (custo comprometido) e as faturas que não têm guia correspondente.

1. 01Crie a folha Contratos e dê um código a cada artigo (por exemplo, BET-C25, ACO-D16).
2. 02Na folha Movimentos, use validação de dados para que o código do artigo só aceite códigos existentes.
3. 03Traga o artigo, a unidade e o preço contratado por PROCV/PROCX a partir do código.
4. 04Registe cada guia no dia em que chega (ou na semana), com o estado "Guia".
5. 05Quando chegar a fatura, registe as linhas com o preço faturado e marque as guias que ela cobre.
6. 06Calcule a diferença por linha e use formatação condicional para destacar as que não são zero.
7. 07No Resumo, crie uma tabela dinâmica: linhas = artigo, colunas = mês, valores = soma do valor; e um segundo resumo de contratado vs faturado por contrato.

Com poucas obras e poucos fornecedores, uma folha bem estruturada chega. Veja a comparação honesta em Audiree vs Excel.

• Digitação. Cada linha de cada guia é escrita à mão. Numa betonagem com vários camiões no mesmo dia, são dezenas de linhas por dia.
• Erros silenciosos. Uma quantidade mal digitada não dá erro; só se nota se alguém a comparar com a guia em papel.
• Duplicados. O Excel não sabe que a FT 2026/412 já foi lançada no mês passado, a não ser que alguém o verifique.
• Dependência de uma pessoa. A estrutura, as fórmulas e o histórico costumam estar na cabeça de quem montou o ficheiro.
• Duas versões da verdade. A Produção tem a sua folha, o Financeiro tem outra; conferir é conciliar as duas.

A Audiree faz a parte da folha Movimentos que custa tempo: a IA lê cada guia fotografada e cada fatura, linha a linha, associa cada linha ao artigo do contrato pelo significado e calcula a diferença contra o preço contratado — com as validações V1 a V10 e a deteção de duplicados. O painel da obra mostra contratado vs faturado, a divisão mensal e as divergências em revisão.

E quem quiser continuar a trabalhar no Excel exporta os dados em CSV, com a mesma estrutura de linhas. Mais em controlo de custos de obra.