Control de costes de obra en Excel: cómo estructurarlo y cuándo deja de bastar

Si la hoja no responde a estas cuatro preguntas en pocos minutos, tiene demasiadas columnas o le faltan las importantes.

• ¿Cuánto hemos contratado con cada proveedor en esta obra y cuánto llevamos recibido y facturado?
• ¿Qué albaranes no están facturados todavía y qué facturas no tienen albarán?
• ¿Qué líneas se han facturado a un precio distinto del pactado y por cuánto?
• ¿Cómo va el coste por mes y por partida frente al presupuesto?

• Contratos: una fila por partida de contrato: proveedor, NIF, obra, código de partida, descripción, unidad, precio unitario, cantidad contratada.
• Albaranes: una fila por línea de albarán (no por albarán), con la columna de valoración al precio del contrato.
• Facturas: una fila por línea de factura, con referencia al albarán que cubre.
• Resumen: tabla dinámica o fórmulas por proveedor, partida y mes: contratado, recibido valorado, facturado y diferencia.

Es la pestaña que más trabajo lleva y la que da valor al resto. Una propuesta:

• Precio del contrato: BUSCARX (o BUSCARV en versiones antiguas) sobre el código de partida en la pestaña Contratos.
• Importe al precio del contrato: cantidad × precio contrato, redondeado a dos decimales.
• Resumen por proveedor y mes: SUMAR.SI.CONJUNTO sobre importe contrato e importe facturado, filtrando por obra, proveedor y mes.
• Albaranes sin facturar: filtro por la columna Nº factura vacía, o CONTAR.SI.CONJUNTO para contarlos por proveedor.
• Formato condicional en Diferencia, para ver de un vistazo las líneas distintas de cero.

Hay más detalle sobre cuándo seguir con Excel y cuándo no en Audiree vs Excel.

• Entrada manual: cada línea de cada albarán se teclea. En una obra con cientos de albaranes al mes, eso son días de trabajo.
• Información tardía: los datos entran cuando los papeles llegan a la oficina, así que la desviación se ve en el cierre, no el día de la entrega.
• Doble trabajo: obra lleva su hoja y administración la suya, con versiones distintas del mismo dato.
• Errores silenciosos: una fórmula arrastrada mal, un código de partida equivocado o una fila duplicada no avisan.
• Sin trazabilidad: cuesta saber quién cambió qué y dónde está el albarán que respalda una fila.
• No escala: con varias obras, empresas y proveedores, los libros enlazados se vuelven frágiles.

Audiree hace la parte que en Excel es manual: lee con inteligencia artificial cada línea de cada albarán a partir de una foto o un PDF, la asocia por significado a la partida del contrato —sin depender de que el texto coincida— y la valora al precio pactado. Aplica diez validaciones, deja que lo que está bien siga solo y pone las divergencias en una cola de revisión con la diferencia exacta. El panel por obra muestra contratado frente a facturado, exposición pendiente, desglose mensual y alertas.

Si su equipo quiere seguir con su hoja, los datos se exportan en CSV para abrir en Excel. Audiree está desarrollado en Portugal y trabaja hoy con constructoras portuguesas; ofrecemos demostraciones a empresas españolas. Más en control de costes de obra.