Discrepancias entre albarán y factura: la lista de comprobación para obra

Cada comprobación responde a una pregunta sencilla sobre el documento. Las ordenamos de la cabecera a las líneas.

Las de precio y designación. Una diferencia de pocos céntimos por unidad no llama la atención en una factura de muchas líneas, pero se repite en cada entrega del mes: por ejemplo, 0,42 €/m³ de más en 300 m³ son 126,00 €, y en varias obras y meses deja de ser poco. La designación engaña porque el texto parece igual: "Varilla corrugada B500S Ø16" y "Barra B500S D22" pueden ir en líneas consecutivas.

Las de unidad aparecen cuando el proveedor vende en una unidad y el contrato se pactó en otra (toneladas frente a kilos, unidades frente a m²). Y las de contrato equivocado son típicas de proveedores que sirven varias obras de la misma empresa.

Además de las líneas de material, revise los conceptos que la factura añade y el albarán no siempre recoge:

• Carga incompleta en hormigón: algunos suministradores aplican un recargo a las cargas por debajo de un volumen mínimo; en las condiciones de Cementos La Unión, por debajo de 7 m³. Compruebe que su contrato lo prevé y a qué precio.
• Bombeo, aditivos y esperas: deben estar pactados o aceptados por escrito.
• Portes y transporte: especialmente si el contrato se pactó con precio puesto en obra.
• Depósitos de palets: cobrados en la factura y que después deben volver como abono; véase palets retornables.
• Días de alquiler facturados después del albarán de retirada.

La factura debe incluir el contenido del artículo 6 del RD 1619/2012 (número, fecha, datos y NIF de emisor y destinatario, descripción, base, tipo y cuota de IVA). En obra hay un caso particular: en las ejecuciones de obra de urbanización, construcción o rehabilitación entre promotor y contratista, y entre contratistas y subcontratistas, se aplica la inversión del sujeto pasivo y la factura debe llevar la mención «inversión del sujeto pasivo». El suministro de material sin colocación, en principio, lleva IVA normal. Si una factura parece no encajar, consulte con su asesor fiscal; más en inversión del sujeto pasivo en construcción.

1. 01Documente la diferencia: albarán, línea de factura, precio del contrato e importe exacto de la diferencia.
2. 02Confirme con obra si hubo algo no documentado: un cambio de producto aceptado, una entrega extra, una devolución.
3. 03Comuníquela al proveedor por escrito, con los documentos y el importe.
4. 04Acuerde la solución: factura rectificativa, abono en la siguiente factura o, si la diferencia está justificada, aceptación por escrito.
5. 05Conforme solo lo cuadrado: no deje la factura entera parada si la diferencia es de una línea, pero tampoco pague la línea discutida.
6. 06Registre el caso por proveedor para ver si se repite y renegociar o ajustar el contrato.

Audiree hace estas diez validaciones de forma determinista sobre cada documento, después de que la inteligencia artificial lea cada línea dos veces de forma independiente a partir de la foto o el PDF. Cada línea se asocia por significado a la partida del contrato, aunque el texto del proveedor no coincida con el del contrato. Lo que está bien sigue solo; las divergencias pasan a una cola de revisión con la diferencia exacta y se resuelven en un clic, sin descartar nada en silencio. También detecta duplicados por número de documento y proveedor.

Audiree está desarrollado en Portugal y trabaja hoy con constructoras portuguesas; la lectura no depende del formato del albarán y ofrecemos demostraciones a empresas españolas. El método completo de conciliación está en cómo conciliar albaranes con facturas.