Factura sin albarán: cómo actuar cuando el proveedor cobra algo que no encuentra

La mayoría de las veces el albarán existe pero no ha llegado a la oficina. Otras veces el problema es real. Conviene distinguir las causas antes de llamar al proveedor:

• Albarán perdido o sin entregar: está en la caseta, en una furgoneta o lo tiene otro encargado.
• Entrega en otra obra: el proveedor sirve varias obras de su empresa y ha imputado la entrega a la que no es.
• Conceptos sin albarán propio: portes, bombeo, recargos por carga incompleta, esperas o depósitos de palets que aparecen en la factura pero no en el albarán.
• Servicios por tiempo: alquileres facturados por días que no tienen un albarán por día, sino uno de entrega y otro de retirada.
• Entrega no realizada o rechazada: el camión vino, se rechazó la carga y aun así se ha facturado.
• Duplicado: la misma entrega facturada dos veces, a veces con números de documento distintos.

En general, el albarán no es un documento obligatorio por ley ni tiene valor fiscal: es un documento comercial que prueba la entrega, y el reglamento de facturación (RD 1619/2012, art. 6) regula el contenido de la factura sin mencionar el albarán. La excepción relevante en obra son las hojas de suministro de hormigón y acero exigidas por el Código Estructural. Puede ver la diferencia en albarán vs factura.

Que no sea obligatorio no significa que deba pagar sin él. El albarán firmado es su prueba de que el material llegó a su obra; sin él, su control interno no tiene con qué contrastar la factura. La regla práctica: no conformar sin prueba de entrega, o dejar por escrito quién autoriza el pago y por qué.

1. 01Identifique exactamente qué falta: fecha, número de albarán si la factura lo indica, producto, cantidad e importe.
2. 02Busque en obra: consulte el parte diario del día de la supuesta entrega y pregunte al encargado. Muchas veces el albarán aparece en la carpeta de otro proveedor.
3. 03Compruebe obra y contrato: si el proveedor sirve varias obras, confirme que la entrega no es de otra.
4. 04Pida al proveedor la copia firmada del albarán, con firma y, si sus condiciones lo exigen, DNI de quien recibió.
5. 05Si la copia llega, verifique firma, fecha y cantidad, y continúe con la conciliación normal contra el contrato.
6. 06Si no llega o la entrega no se hizo, comunique por escrito la disconformidad con esa línea y pida factura rectificativa o abono.
7. 07Registre el caso (proveedor, importe, causa, resolución) para detectar patrones: si siempre falta el mismo tipo de albarán, el fallo está en la rutina de obra.

La Ley 3/2004 fija un plazo de pago de 30 días naturales desde la recepción de la mercancía, ampliable por pacto hasta 60, y limita a 30 días cualquier procedimiento de aceptación o comprobación. El proveedor, por su parte, debe enviar la factura en los 15 días naturales siguientes a la entrega. Buscar un albarán perdido durante semanas consume ese margen. Más en plazos de pago en construcción.

Con la factura electrónica obligatoria entre empresas (RD 238/2026) el receptor tendrá que comunicar la aceptación o el rechazo comercial de cada factura, y en ausencia de rechazo o de rectificativa se presume aceptada. A 29/09/2026 las fechas de aplicación dependen de una orden ministerial aún no publicada como definitiva. Lo explicamos en aceptar o rechazar una factura electrónica.

• Una rutina de obra en la que cada albarán se fotografía y se envía a la oficina el mismo día; véase organizar albaranes en obra.
• Una lista de entregas por proveedor (del parte diario) contra la que comprobar que no falta ningún albarán antes de que llegue la factura.
• Contratos que recojan los recargos admitidos (portes, bombeo, carga incompleta) con su precio, para que no aparezcan conceptos sin respaldo.
• Albaranes de retirada firmados para alquileres y devoluciones.

Audiree lee con inteligencia artificial cada albarán en cuanto el equipo lo fotografía y lo valora al precio del contrato ese mismo día, así que cuando llega la factura ya sabe qué entregas de ese proveedor tiene registradas en la obra. Detecta documentos duplicados por número de documento y proveedor, y las divergencias pasan a una cola de revisión con la diferencia exacta, donde se resuelven en un clic.

Audiree está desarrollado en Portugal y trabaja hoy con constructoras portuguesas; lee documentos de cualquier formato y ofrecemos demostraciones a empresas españolas con sus propios albaranes y facturas.