Cómo organizar los albaranes en obra sin que se pierda ninguno

Los albaranes llegan en papel con cada camión, se firman de pie junto a la cuba y acaban en la caseta, en la guantera de la furgoneta o en el bolsillo de quien recibió la entrega. Cuando a fin de mes administración los necesita para cotejar la factura, falta alguno, está ilegible o tiene una anotación a mano que nadie recuerda.

El problema no es el papel en sí, sino que el albarán es la única prueba de lo que se entregó y viaja de mano en mano sin un circuito definido. Un albarán perdido suele convertirse en una factura sin albarán semanas después.

La firma del albarán no es un trámite. Algunos suministradores lo dicen expresamente: en las condiciones generales impresas al reverso de su albarán de hormigón, Cementos La Unión indica que la firma "supone la conformidad del cliente en su totalidad" y que el DNI del firmante es obligatorio. Firmar sin mirar es renunciar a reclamar después. Compruebe las condiciones de sus propios proveedores.

1. 01Obra y destinatario: que el albarán sea de su obra y de su empresa.
2. 02Producto y designación: que lo descargado sea lo pedido (tipo de hormigón, diámetro de barra, tipo de árido).
3. 03Cantidad y unidad: cuente o compruebe lo que pueda (unidades, palets, sacos); en hormigón, el volumen del albarán es el que suelen tomar los suministradores para facturar.
4. 04Fecha y hora: en hormigón la hora importa; la hoja de suministro debe llevar hora de carga y hora límite de uso según el Código Estructural.
5. 05Palets y envases retornables: anote cuántos entran, para poder reclamar su devolución después.
6. 06Incidencias: si algo no cuadra (menos cantidad, material dañado, espera larga), escríbalo en el albarán antes de firmar y pida al conductor que lo vea.
7. 07Firma legible y DNI cuando el suministrador lo exija.

1. 01Fotografíe el albarán firmado el mismo día, completo, sin sombras y con las anotaciones a mano visibles. Una foto por página.
2. 02Envíe la foto al canal acordado (el grupo de la obra, un correo o la herramienta que use la empresa) para que la oficina la tenga ese mismo día.
3. 03Archive el original en una carpeta por proveedor y mes en la caseta. Las fundas por proveedor evitan mezclar hormigón con áridos o ferralla.
4. 04Anote en el parte diario las entregas recibidas: proveedor, número de albarán y cantidad. Es la lista con la que después se detecta un albarán que falta.
5. 05Separe los albaranes de devolución (palets, retirada de maquinaria, material devuelto), que son los que más se olvidan y los que generan abonos.

Fije un día: por ejemplo, cada viernes el encargado entrega la carpeta de la semana, o la oficina la recoge en la visita de obra. Con la foto enviada el mismo día, la entrega física deja de ser urgente y se convierte en archivo.

Acompañe la entrega con la lista del parte diario. Así administración puede comprobar que tiene todos los albaranes antes de que llegue la factura, en lugar de descubrir el hueco al conciliar. El método de cotejo posterior está en cómo conciliar albaranes con facturas.

Para hormigón, acero para armaduras y armaduras elaboradas, el Código Estructural (RD 470/2021) exige que cada suministro vaya acompañado de una hoja de suministro con un contenido mínimo, y el responsable de la recepción debe comprobarla. En hormigón incluye, entre otros datos, fecha y hora, cantidad, designación y hora límite de uso; en acero, la cantidad clasificada por diámetros y tipos. Lo desarrollamos en albaranes de hormigón y acero según el Código Estructural.

Además, las reclamaciones de hormigón suelen tener plazos cortos. En las condiciones de Cementos La Unión, por ejemplo, las del hormigón fresco deben hacerse en 24 horas. Revisar en el momento es la única forma de llegar a tiempo.

La rutina de firma no cambia: el encargado sigue revisando la entrega. Lo que cambia es lo que pasa después de la foto. El equipo fotografía el albarán en el grupo de chat que ya usa, y Audiree lee con inteligencia artificial cada línea —artículo, cantidad, unidad y precio— y la coteja con el contrato del proveedor ese mismo día. Lo que está bien sigue solo; las divergencias quedan en una cola de revisión con la diferencia exacta, visible para obra y administración a la vez.

También lleva la cuenta de los palets retornables pendientes de devolver por obra. Audiree está desarrollado en Portugal y hoy trabaja con constructoras portuguesas; lee albaranes de cualquier formato y ofrecemos demostraciones a empresas españolas. Más en digitalizar albaranes de obra.