¿Cómo es hoy la conformación de facturas?
El encargado firma el albarán a pie de camión. Administración recoge los albaranes, los registra y comprueba precios. En una fecha fija, el administrativo lleva las facturas al jefe de obra para que las conforme; luego pasan al jefe de grupo y a dirección. El jefe de obra revisa, en la práctica, lo mismo que ya revisó administración, porque es quien sabe qué se recibió de verdad.
El problema no es la revisión, sino hacerla dos veces y a fin de mes, cuando los detalles de cada entrega ya se han olvidado.
¿Qué cambia con Audiree?
- Sin papeles que llevar a la oficina: el equipo fotografía el albarán en el grupo de chat que ya usa.
- El cotejo se hace al llegar el albarán, con el contrato de la obra como referencia.
- Lo que cuadra se aprueba solo; usted ve las divergencias, cada una con la diferencia exacta.
- Divergencias resueltas en un clic: asociar a una partida, crear la que falta o aceptar fuera de contrato.
- Obra y administración ven lo mismo: se revisa una vez.
¿Qué ve el jefe de obra en su panel?
El acceso se da por obra y por rol: cada jefe de obra ve sus obras.
| Indicador | Para qué le sirve |
|---|---|
| Contratado frente a facturado | Saber qué contratos de suministro se acercan al límite |
| Exposición pendiente | Importe de documentos en revisión que aún no están decididos |
| Alertas | Contrato superado o precio distinto del pactado, el mismo día |
| Desglose mensual | Qué se ha facturado por partida del contrato cada mes |
| Palets por devolver | Palets retornables pendientes que se cobran como depósito |
Ejemplo: la conformación de fin de mes
Por ejemplo: una obra con ocho proveedores de suministro recibe en un mes unos 200 albaranes. Sin herramienta, conformar las ocho facturas recapitulativas exige tener los 200 albaranes a mano y compararlos con cada factura y cada contrato. Con los albaranes ya leídos y cotejados al llegar, lo que queda a fin de mes son las divergencias pendientes, cada una con su importe: un precio de hormigón por encima del contrato, una línea de transporte sin partida, un albarán repetido. El jefe de obra decide sobre esas líneas y conforma. (Cifras ilustrativas.)
Como el cotejo se hace en el momento, la diferencia de precio se ve cuando aún se recuerda la entrega y se puede hablar con el proveedor, no semanas después.
¿Y el hormigón, la ferralla o la maquinaria?
Son los suministros donde más se nota: muchas cubas de hormigón al día, ferralla por kg y diámetro, alquileres por días. Vea albaranes de hormigón preparado, albaranes de acero y ferralla y control de costes de obra.
¿Qué no hace por usted?
- No conforma facturas de subcontratas: estas se basan en certificaciones.
- No sustituye el control de recepción de materiales estructurales.
- No decide por usted las divergencias: se las presenta con el dato.
Audiree y las empresas españolas
Audiree se ha desarrollado en Portugal y hoy trabaja con constructoras portuguesas. La lectura no depende del formato del documento, así que los albaranes y facturas de proveedores españoles se leen igual. Hacemos demostraciones para empresas en España con sus propios documentos. No ofrecemos integraciones con programas españoles.
Preguntas frecuentes
¿Tengo que aprender un programa nuevo?
En obra, no: el equipo fotografía el albarán en un grupo de Telegram. Usted revisa las divergencias en la plataforma, desde el ordenador o el móvil.
¿Qué pasa si el encargado se olvida de fotografiar un albarán?
Cuando llegue la factura, las líneas sin albarán quedarán a la vista en la conciliación. Vea factura sin albarán.
¿Puedo seguir firmando el albarán en papel?
Sí. El albarán en papel no cambia; la foto sirve para que el cotejo se haga al momento.
¿Quién ve mis obras?
Los datos están aislados por empresa y el acceso se controla por obra y por rol.
¿Audiree funciona con albaranes de proveedores españoles?
Sí, en cuanto a la lectura: no depende del formato ni de una plantilla por proveedor, por lo que un albarán de una planta de hormigón de Zaragoza se lee igual que uno portugués. Audiree se ha desarrollado en Portugal y hoy trabaja con constructoras portuguesas; para empresas en España hacemos demostraciones con sus propios albaranes, facturas y contratos.