Para a direção de obra: validar quantidades uma vez, no dia, e saber o custo da obra sem esperar pelo fecho

Por exemplo: se a direção de obra gastar duas a três horas por semana a responder a dúvidas de faturas e a procurar guias, é mais de um dia por mês em trabalho administrativo, longe da produção.

• Guias assinadas que se acumulam na obra e que o escritório pede em lote.
• Emails do financeiro a perguntar se uma fatura de 14.280,00 € "chegou mesmo à obra".
• Confirmar quantidades de betão, aço e aluguer semanas depois da entrega, sem as guias à mão.
• Descobrir no fecho que um fornecedor faturou acima do contratado, quando já não há margem para reagir.
• Conferir o mesmo documento que o financeiro vai conferir de novo, cada um na sua folha.

Quase nada de novo. O encarregado continua a receber o material e a assinar a guia como hoje; a diferença é fotografá-la no grupo de conversa que a equipa já usa. Sem app nova, sem logins, sem formação. Anotações manuscritas — uma recusa parcial, uma quantidade corrigida — são sinalizadas para confirmação.

Veja também como organizar guias de remessa em obra.

O acesso é controlado por obra e por papel: cada diretor de obra vê as suas obras.

• A fila de revisão da sua obra: cada divergência com a guia, a linha, o item do contrato e a diferença exata — resolvida num clique.
• O painel da obra: contratado vs faturado por contrato, exposição pendente, alertas, discriminação mensal.
• Por material: m³ de betão por classe, aço por diâmetro dentro da tolerância, dias de aluguer — veja faturas de betão pronto e faturas de aço e armaduras.
• Paletes retornáveis por devolver.

Hoje a mesma guia é vista três vezes: pelo encarregado na descarga, pela direção de obra quando o escritório pergunta, e pelo financeiro quando a fatura chega. Com a Audiree, a guia é lida e conferida contra o contrato no dia da entrega; se tudo bate, ninguém volta a olhar para ela. Se não bate, a divergência aparece uma vez, com o valor exato, e quem decide — direção de obra para quantidades, financeiro para preços — decide no mesmo sítio.

Por exemplo: uma guia de aço com um diâmetro trocado é sinalizada no dia em que o camião descarrega, quando ainda é fácil confirmar com o encarregado o que foi realmente entregue, e não seis semanas depois.

A Audiree não substitui o ERP nem a contabilidade, não paga faturas e não emite guias nem faturas. Não é arquivo fiscal certificado e não valida ATCUD, QR code ou assinaturas junto da AT — o número do documento e o ATCUD servem para detetar duplicados. Também não dá enquadramento fiscal: taxas de IVA e autoliquidação continuam a ser decididas com o seu contabilista certificado.

Não substitui o diário de obra, os autos de medição nem o planeamento; trata os fornecimentos que chegam com guia e fatura.

O primeiro passo é uma demonstração de 30 minutos com os seus próprios documentos: traga dois contratos e um mês de guias e faturas de uma obra. Corremos a leitura e a conferência ao vivo e vê, linha a linha, o que seguiria sozinho e o que iria para revisão. Depois adaptamos a plataforma ao modelo de gestão da empresa (obras, centros de custo, quem aprova o quê); a configuração da primeira obra está incluída no piloto. O preço é definido em função do volume de documentos e de obras.