Guia de remessa vs fatura: uma prova a entrega, a outra cobra-a

Sim. A fatura é um dos documentos de transporte admitidos (DL 147/2003, art. 2.º, n.º 1, b)). Para acompanhar a carga tem de ter os elementos do art. 36.º, n.º 5, do Código do IVA e ainda os locais de carga e descarga e a data e hora de início do transporte (art. 4.º, n.os 1 e 4). Se for emitida por software ou no Portal das Finanças, fica dispensada a comunicação prévia do transporte e os bens circulam com a fatura (art. 5.º, n.º 11; FAQ 5379).

O inverso não acontece: a guia nunca substitui a fatura. A fatura é obrigatória por cada transmissão de bens, mesmo que o cliente não a peça (Código do IVA, art. 29.º, n.º 1, b)).

Porque a lei o permite. Em vez de uma fatura por entrega, o fornecedor pode emitir uma fatura global que agrega as entregas de um período, desde que a emita até 5 dias úteis após o termo desse período (Código do IVA, art. 36.º, n.º 2). No betão pronto, por exemplo, é normal haver dezenas de guias — uma por camião-betoneira — e uma única fatura no fim do mês.

Por exemplo: numa laje com 12 camiões de 8 m³, a obra assina 12 guias que somam 96 m³. Se o contrato fixar 78,50 €/m³, a fatura do betão dessa betonagem deve rondar 96 × 78,50 = 7.536,00 € mais IVA, eventuais extras previstos no contrato (bombagem, por exemplo) e nada mais. É esta conta, linha a linha e guia a guia, que a conferência tem de fazer.

1. 01Reúna as guias assinadas do período e do fornecedor, da obra certa — confirme o NIF do fornecedor e o local de descarga.
2. 02Some as quantidades por artigo e por unidade. Atenção às unidades: t vs kg, m² vs un.
3. 03Compare com as linhas da fatura: cada quantidade faturada tem de ter guias que a suportem. Uma linha sem guia é para investigar (ver fatura sem guia de remessa).
4. 04Confira o preço unitário de cada linha com o contrato de fornecimento e recalcule: quantidade × preço = total da linha; soma das linhas = total da fatura.
5. 05Registe as divergências e peça ao fornecedor uma nota de crédito quando for caso disso — a nota de crédito tem de referir a fatura que retifica (Código do IVA, art. 36.º, n.º 6).

Para uma lista mais completa, com exemplos, veja divergências em faturas de fornecedores.

• Guias perdidas ou ilegíveis em obra: sem guia não há prova de entrega para comparar.
• Material recusado ou devolvido que continua na fatura.
• Designação diferente entre guia e fatura (um diâmetro, uma classe de betão) com o preço do artigo mais caro.
• A mesma guia faturada duas vezes, ou a mesma fatura recebida por email e em papel.
• Produção e financeiro a conferir o mesmo documento, cada um na sua folha de cálculo.

Com a Audiree, a IA lê cada guia e cada fatura — artigo, quantidade, unidade e preço — e cruza guias, faturas e tabela de preços do contrato por obra. O que bate é aprovado automaticamente; o que não bate vai para revisão com a diferença exata, e nada é descartado em silêncio. Guias e faturas repetidas são detetadas pelo número de documento ou ATCUD e pelo fornecedor. Veja como funciona em conferência de guias de remessa e faturas.