Como conferir faturas de fornecedores na construção, passo a passo

A conferência cruza três documentos que chegam por caminhos diferentes. A guia de remessa chega à obra com o material e fica com o encarregado. A fatura chega depois ao escritório, muitas vezes por email e frequentemente como fatura global de um período. O contrato de fornecimento (ou a proposta adjudicada) está com compras ou com a direção de obra.

A lei permite ao fornecedor agregar várias entregas numa fatura global, desde que a emita até 5 dias úteis após o fim do período a que respeita (artigo 36.º, n.º 2, do Código do IVA). Na prática, isto significa que uma única fatura de betão ou de agregados pode corresponder a dezenas de guias. Antes de conferir, junte:

• A fatura (ou faturas) do fornecedor para o período.
• Todas as guias de remessa desse fornecedor para a obra, no mesmo período — assinadas e com anotações de recusas ou faltas.
• O contrato de fornecimento ou tabela de preços adjudicada, com unidades e extras (ver contrato de fornecimento como tabela de preços).
• Notas de crédito já recebidas desse fornecedor, para não reclamar o que já foi corrigido.

1. 01Confirme o cabeçalho. NIF do fornecedor e da sua empresa, número e data da fatura, obra ou referência de encomenda. Uma fatura com a obra errada é das divergências mais caras de desfazer depois de lançada.
2. 02Verifique se não é duplicada. Procure o número do documento (e o ATCUD) do mesmo fornecedor nas faturas já registadas. Reenvios por email e segundas vias são a origem habitual.
3. 03Liste as guias que a fatura diz cobrir. Muitas faturas globais referem os números das guias; se não referem, agrupe as guias do período por data.
4. 04Cruze cada linha da fatura com as guias. Some as quantidades das guias por artigo e compare com a quantidade faturada. Atenção às guias com recusa parcial anotada à mão.
5. 05Cruze cada linha com o contrato. Preço unitário faturado = preço do contrato? A unidade é a mesma (m³, t, kg, un, dia)? A designação é a mesma (classe do betão, diâmetro do varão)?
6. 06Recalcule. Preço × quantidade em cada linha, soma das linhas vs total líquido, IVA aplicado. Faturas de serviços de construção de subempreiteiros podem vir sem IVA liquidado, em autoliquidação — não confunda com um erro de total.
7. 07Registe as divergências. Para cada diferença: linha, valor faturado, valor esperado, diferença em euros e documento de suporte (guia ou cláusula do contrato).
8. 08Reclame e aprove. Envie as divergências ao fornecedor pedindo nota de crédito ou fatura retificativa; aprove o que está certo para lançamento e pagamento.

Uma fatura pode estar certa no total e errada nas linhas — por exemplo, uma quantidade a mais compensada por um preço a menos noutra linha. Por isso a conferência é linha a linha. Para cada linha, verifique:

O tempo depende do número de linhas, não do número de faturas. Uma fatura global de betão de um mês com várias betonagens pode ter dezenas de guias por detrás; cada uma tem de ser encontrada, lida e somada. Guias que chegam ao escritório em lote no fim do mês, molhadas ou ilegíveis, acrescentam tempo de procura e telefonemas para a obra.

Em muitas empresas há ainda um segundo custo: o mesmo documento é conferido duas vezes. A Produção (direção de obra, encarregado) confirma que o material chegou e na quantidade certa; o Financeiro confirma preço, totais e dados fiscais. Cada equipa tem a sua folha, as suas notas e a sua versão das divergências, e as duas só se encontram quando alguma coisa não bate — já perto do fecho de mês.

Reduzir esse retrabalho não exige mudar quem decide: exige que as duas equipas trabalhem sobre o mesmo registo de cada guia e de cada linha, com a divergência já calculada.

A Audiree faz, com IA, a parte repetitiva do método acima. A equipa fotografa a guia no telemóvel (ou envia o PDF da fatura por upload ou email) e a IA lê todas as linhas: artigo, quantidade, unidade e preço. Cada documento é lido duas vezes de forma independente e passa por dez validações determinísticas (V1–V10) — preço da linha vs contrato, total vs soma das linhas, NIF do fornecedor, unidades, designação, referência de contrato, entre outras.

As linhas são associadas ao contrato da obra pelo significado, não por texto idêntico. O que bate com o contrato segue sozinho e é aprovado automaticamente; as divergências vão para uma fila de revisão com a diferença exata, e resolvem-se num clique. Nada é descartado em silêncio. Produção e Financeiro veem o mesmo registo, e o painel da obra mostra contratado vs faturado — com exportação CSV para Excel ou para o ERP. Veja como funciona em conferência de guias de remessa e faturas.