Contrato, adjudicação, proposta aceite: o que conta como tabela de preços
Na prática, a referência de preço aparece com vários nomes: um contrato de fornecimento assinado, uma carta de adjudicação, uma proposta do fornecedor aceite por email, uma tabela anexa a uma encomenda. Os ERP de construção tratam-na como adjudicação e pedidos de compra — a Cegid Primavera fala em "adjudicação de propostas" e o add-on WIN Construção, sobre Cegid PHC, em "pedidos de compra e adjudicação".
O nome importa pouco. O que importa é que exista, por escrito, um preço unitário e uma unidade para cada artigo que vai ser entregue naquela obra, e que quem confere saiba onde o encontrar.
Proposta pró-forma não é fatura
Se a proposta vier como documento processado por software que permite conferir mercadorias (uma pró-forma, por exemplo), tem de dizer expressamente que não constitui fatura (DL 28/2019, art. 7.º, n.º 2, f)). Serve de referência de preço, não de documento de cobrança.
Porque é que a conferência precisa do contrato
A guia de remessa prova quantidades, mas a lei não lhe exige preços (DL 147/2003, art. 4.º, n.º 2). A fatura traz preços, mas são os preços que o fornecedor decidiu faturar. O único documento que diz qual devia ser o preço é o contrato.
Por exemplo: o contrato fixa varão A500 NR Ø16 a 0,92 €/kg. A guia regista 2.450 kg de Ø16. A fatura cobra 2.450 kg a 0,97 €/kg = 2.376,50 €. Pelo contrato seriam 2.254,00 €. A diferença de 122,50 € só aparece se alguém comparar a fatura com o contrato — a guia sozinha não a mostra.
O que uma boa tabela de preços deve ter
| Campo | Porquê | Exemplo ilustrativo |
|---|---|---|
| Fornecedor e NIF | Liga as guias e faturas ao contrato certo | Betões Exemplo, S.A. |
| Obra (ou âmbito) | O mesmo fornecedor pode ter preços diferentes por obra | Obra 24-017 · Edifício Norte |
| Designação do artigo | Tem de permitir reconhecer o artigo na guia | Betão C25/30 XC2 S3 Dmáx 22 |
| Unidade | Sem unidade o preço não se aplica | m³ |
| Preço unitário | A base da conferência | 78,50 €/m³ |
| Extras e taxas previstos | Evita extras "novos" na fatura | Bombagem 250,00 €/serviço |
| Validade / revisão de preços | Diz que preço vale em que data | Válido até 31/12/2026 |
| Referência a indicar nas guias | Permite ligar cada guia ao contrato | Encomenda n.º 118 |
Problemas típicos entre contrato, guia e fatura
- Designações diferentes: o contrato diz "Betão C25/30 XC2 S3", a guia diz "BET C25/30 S3 D22". É o mesmo artigo, mas uma pesquisa por texto exato não o encontra.
- Unidades diferentes: contrato em €/t, guia em kg, fatura em t. Ou painéis contratados ao m² e faturados à unidade.
- Artigo trocado: um diâmetro (Ø16 vs Ø20) ou uma classe de betão diferente faturado ao preço do mais caro.
- Extras não previstos: taxas de carga incompleta, tempos de espera ou transportes que o contrato não prevê.
- Contrato errado: guia ou fatura imputada à obra ao lado, onde o mesmo fornecedor tem outro preço.
- Tabela desatualizada: revisão de preços acordada por email que nunca chegou a quem confere.
Como pôr o contrato a trabalhar na conferência
- 01Guarde cada contrato ou adjudicação associado à obra e ao fornecedor, num sítio acessível à obra e ao financeiro.
- 02Transforme-o numa lista de linhas: artigo, unidade, preço unitário, extras, validade.
- 03Peça ao fornecedor que indique a referência da encomenda ou do contrato nas guias e nas faturas.
- 04Para cada fatura, recalcule cada linha com o preço contratado e compare com o que foi faturado.
- 05Quando houver revisão de preços, atualize a tabela com a data a partir da qual vale.
Como a Audiree usa o contrato
Na Audiree, o contrato é o livro de preços de cada obra. A IA lê cada linha da guia ou da fatura e faz a correspondência com a linha do contrato pelo significado, não pelo texto idêntico — "BET C25/30 S3 D22" encontra "Betão C25/30 XC2 S3". Depois aplica validações determinísticas: preço da linha = preço do contrato × quantidade, preço diferente do contrato, coerência de unidades, identidade da designação (Ø16 vs Ø22) e referência de encomenda ou contrato, para apanhar documentos imputados ao contrato errado. O que bate segue sozinho; o resto vai para revisão com a diferença exata. Veja também conferência encomenda, guia e fatura.
Perguntas frequentes
Preciso de um contrato formal para conferir preços?
Não necessariamente. Uma proposta aceite ou uma tabela anexa a uma encomenda também serve, desde que tenha, por escrito, artigo, unidade e preço unitário para a obra em causa.
E se o fornecedor faturar um preço diferente do contratado?
Registe a diferença por linha, com o cálculo, e peça esclarecimento ao fornecedor. Se tiver razão, a correção faz-se normalmente por nota de crédito, que tem de referir a fatura que retifica (Código do IVA, art. 36.º, n.º 6).
Como lido com revisões de preço a meio da obra?
Registe o novo preço com a data a partir da qual se aplica e mantenha o anterior para as entregas antigas. A data da guia diz qual dos dois preços vale para cada entrega.
O preço da guia de remessa vale como preço acordado?
Não. A guia não tem de ter preços, e quando os tem são os do fornecedor. O preço acordado é o do contrato ou da adjudicação.
Fontes
- 1.Decreto-Lei n.º 147/2003 (regime de bens em circulação), versão consolidada — Diário da República
- 2.Decreto-Lei n.º 28/2019 (processamento de faturas e documentos fiscalmente relevantes), texto consolidado — PGDL
- 3.Código do IVA, artigo 36.º (prazo de emissão e elementos das faturas) — Portal das Finanças