Cómo conciliar albaranes con facturas: el método paso a paso para obra

En obra intervienen tres documentos. El albarán (u hoja de suministro) dice qué se entregó, cuánto y cuándo, y lo firma quien lo recibe. La factura dice qué cobra el proveedor. El contrato, la tarifa o la oferta aceptada dice a qué precio se pactó cada partida. Conciliar es comprobar que los tres cuentan la misma historia.

En muchas empresas de otros sectores se habla de triple conciliación pedido–albarán–factura. En obra el pedido formal a menudo no existe o es informal, así que la tercera pata útil es el contrato con el proveedor. Ojo: esto aplica a suministros —hormigón, ferralla, áridos, alquiler, transporte—; las subcontratas facturan normalmente por certificación, no por albarán (lo explicamos en certificación vs albarán).

• Todos los albaranes firmados del periodo, por proveedor y por obra, incluidos los de devolución (palets, material retirado, albaranes de retirada de maquinaria).
• La factura o facturas del proveedor. Lo habitual es una factura recapitulativa mensual que agrupa las entregas del mes; véase factura recapitulativa.
• El contrato o la tarifa vigente, con precio por unidad de cada partida (m³, t, kg, ud, día) y las condiciones de recargos: portes, bombeo, carga incompleta, esperas.
• Un registro de incidencias: entregas rechazadas, cantidades anotadas a mano en el albarán, reclamaciones abiertas.
• Una hoja de trabajo (Excel o papel) con una fila por línea de albarán, donde ir marcando lo cotejado.

1. 01Ordene los albaranes por proveedor y fecha y numérelos. Si falta alguno del que tiene constancia (por ejemplo, un vertido de hormigón anotado en el parte diario), pídalo a obra antes de seguir.
2. 02Compruebe la cabecera de la factura: proveedor y NIF correctos, número de factura, fecha, obra y, si lo hay, número de contrato o pedido. Una factura imputada a otra obra o a otro contrato es un error frecuente y caro de deshacer después.
3. 03Cruce cada albarán con su línea en la factura. Marque en su hoja qué albaranes aparecen facturados y cuáles no. Dos listas quedan aparte: líneas de factura sin albarán y albaranes sin facturar.
4. 04Compare cantidades y unidades: m³ con m³, kg con kg. Si el albarán trae toneladas y la factura kilos, conviértalo antes de comparar. Tenga en cuenta las cantidades corregidas a mano en obra.
5. 05Valore cada línea al precio del contrato: cantidad entregada × precio pactado. Compárelo con el importe facturado. Por ejemplo, 12,00 m³ de HA-25 a 78,48 €/m³ pactados son 941,76 €; si la factura aplica 80,10 €/m³ cobra 961,20 €, es decir 19,44 € de más en esa sola línea.
6. 06Revise los conceptos que no son material: portes, bombeo, recargos por carga incompleta, esperas, depósitos de palets. Deben estar en el contrato o haberse aceptado por escrito.
7. 07Sume y compare totales: la suma de las líneas debe cuadrar con la base imponible, y el IVA con el tipo aplicable.
8. 08Documente cada diferencia con el albarán, la línea de factura y el precio pactado, y reclámela al proveedor. Solo cuando esté resuelta —con abono, rectificativa o aceptación justificada— se pasa a conformar.
9. 09El jefe de obra conforma la factura y administración la pasa a pago e imputa el coste a la obra y a la partida del presupuesto.

Estas son las comprobaciones mínimas por línea. Si quiere el catálogo completo de errores y cómo resolverlos, está en discrepancias entre albarán y factura.

El ciclo típico es: albaranes diarios en obra, entrega a oficina semanal o quincenal, factura recapitulativa del proveedor a principios del mes siguiente, conciliación, conformación y pago. El reglamento de facturación permite agrupar en una sola factura las operaciones de un mismo mes natural y, si el destinatario es empresario, emitirla antes del día 16 del mes siguiente (RD 1619/2012, art. 13).

Mientras tanto corre el reloj de la Ley 3/2004: salvo pacto, el plazo de pago es de 30 días naturales desde la recepción de la mercancía, ampliable por acuerdo hasta un máximo de 60, y un procedimiento de aceptación o comprobación no puede durar más de 30 días. Lo detallamos en plazos de pago en construcción.

En la práctica, el encargado revisa el albarán en el camión, el jefe de obra lo vuelve a mirar para controlar costes, y administración lo teclea y lo coteja de nuevo contra la factura y el contrato. Cada uno lleva su propia hoja, y cuando aparece una diferencia hay que reconstruir qué pasó con papeles que ya están en otra oficina.

Ese doble trabajo es la mayor parte del coste de conciliar. No es falta de rigor: es que la información no está en un solo sitio. Por eso la mejora más grande no suele ser revisar más deprisa, sino que el documento se lea una vez, en el momento en que llega, y que obra y administración decidan sobre el mismo dato.

Automatizar compensa cuando hay varias obras abiertas, proveedores con muchas entregas pequeñas (hormigón, áridos) o cierres de mes que se alargan. Audiree usa inteligencia artificial para leer cada línea del albarán a partir de una foto o un PDF —artículo, cantidad, unidad, precio—, con dos lecturas independientes, y la asocia por significado a la partida del contrato, aunque el texto no sea idéntico.

Después aplica diez validaciones deterministas (precio × cantidad contra contrato, totales, fechas, NIF, contrato correcto, unidades, designación, entre otras). Lo que está bien sigue solo y se aprueba automáticamente; las divergencias pasan a una cola de revisión con la diferencia exacta y se resuelven en un clic. Nada se descarta en silencio. El resultado, contratado frente a facturado por obra, se puede exportar a Excel en CSV. Más detalle en conciliación de albaranes y facturas.

Audiree está desarrollado en Portugal y trabaja hoy con constructoras portuguesas. La lectura no depende del formato del documento, así que los albaranes de proveedores españoles se pueden leer; ofrecemos demostraciones a empresas españolas con sus propios contratos y albaranes.