¿Por qué la conciliación de facturas se come tantas horas en una constructora?
En una obra, cada entrega de hormigón, ferralla, áridos o material de almacén llega con su albarán. El encargado lo firma en el camión, se acumula en la caseta y, a final de mes, el proveedor envía una factura recapitulativa con todas las entregas del mes. Alguien en administración tiene que puntear cada albarán contra la factura, comprobar el precio contra el contrato y perseguir lo que falta.
Según la descripción habitual del puesto de administrativo de obra, ahí «se comprueba que los precios coincidan con los del contrato», y después el jefe de obra conforma las facturas. El resultado es que obra y administración revisan el mismo documento dos veces, y el cierre de mes depende de que alguien tenga tiempo para sentarse con una pila de papeles.
¿Cómo se hace hoy, y dónde falla?
En los tres casos el cuello de botella es el mismo: leer y teclear cada línea de cada documento. La comparación en sí es aritmética; lo que cuesta es llegar a tener los datos para hacerla.
- A mano, con el papel delante: se marca cada línea con bolígrafo. Funciona con pocos proveedores; con diez obras abiertas, no escala.
- En Excel: una hoja por proveedor con precios pactados y cantidades. Hay que teclear cada albarán, y la hoja depende de quien la mantiene. Vea control de costes de obra en Excel.
- En el programa de obra o el ERP (Presto, Arquímedes, Sage): registran albaranes y facturas, pero alguien tiene que introducir los datos de cada documento en papel antes de que el programa pueda compararlos.
¿Cómo concilia Audiree una factura de proveedor?
- 01El documento entra por foto desde la obra, subida de PDF o correo electrónico.
- 02Dos lecturas independientes con IA extraen cada línea: artículo, cantidad, unidad y precio.
- 03Cada línea se asocia a la partida del contrato del proveedor por significado, no por texto idéntico («HA-25/B/20/IIa» y «Hormigón HA-25 blanda» pueden ser la misma partida).
- 04Diez validaciones deterministas (V1–V10) comprueban precio × cantidad, totales, fecha, cantidades positivas, NIF del proveedor, referencia de contrato, tolerancia de ferralla, precio frente a contrato, unidades y designación.
- 05Si todo cuadra, el documento se aprueba solo. Si no, pasa a la cola de revisión con la diferencia exacta, y se resuelve en un clic.
¿Qué comprueban las validaciones V1–V10?
Las validaciones son aritmética, no IA: la IA lee, las reglas deciden. Para más detalle por tipo de error, vea discrepancias entre albarán y factura.
| Validación | Qué comprueba | Ejemplo |
|---|---|---|
| V1 | Precio de línea = precio de contrato × cantidad | 12,00 m³ × 78,48 € = 941,76 € |
| V2 | Total del documento frente a la suma de líneas | Total 1.310,00 € con líneas que suman 1.286,56 € |
| V3 | Fecha presente | Albarán sin fecha legible |
| V4 | Cantidades positivas | Una línea con −2 ud sin ser abono |
| V5 | NIF del proveedor coincide con el registrado | Factura emitida por otra sociedad del grupo |
| V6 | Referencia de pedido o contrato | Albarán imputado al contrato de otra obra |
| V7 | Tolerancia de toneladas en ferralla | Peso facturado fuera de la tolerancia |
| V8 | Precio distinto del contrato | 86,20 €/m³ frente a 82,90 €/m³ pactado |
| V9 | Coherencia de unidades | ud frente a m² |
| V10 | Identidad de la designación | Ø16 frente a Ø20 |
¿Qué no hace Audiree?
- No sustituye su ERP, su programa de contabilidad ni su programa de obra.
- No paga facturas ni emite albaranes o facturas; no es un sistema informático de facturación (Verifactu no le aplica).
- No es una plataforma de factura electrónica ni comunica estados de factura a la AEAT: le ayuda a decidir si aceptar o rechazar una factura antes de comunicarlo.
- No concilia certificaciones de subcontratas: estas facturan por certificación, no por albarán. Vea certificación frente a albarán.
- No tiene integraciones con programas españoles.
Audiree y las empresas españolas
Audiree se ha desarrollado en Portugal y hoy trabaja con constructoras portuguesas. La lectura no depende del formato del documento, así que los albaranes y facturas de proveedores españoles se leen igual. Hacemos demostraciones para empresas en España con sus propios documentos. No ofrecemos integraciones con programas españoles.
¿Qué ve el equipo después?
Un panel por obra con lo contratado frente a lo facturado, la exposición pendiente de revisión y las alertas, además de un desglose mensual y la exportación a CSV para Excel. Los documentos duplicados se detectan por número de documento y proveedor. Cada empresa tiene sus datos aislados y el acceso se da por obra y por rol. Vea también control de costes de obra.
Preguntas frecuentes
¿Hace falta configurar una plantilla por proveedor?
No. La lectura no depende del formato del documento. Se da de alta el proveedor y su contrato o tarifa, y los documentos se leen y cotejan contra esos precios.
¿Puede la IA aprobar una factura errónea?
La IA lee, pero no decide: dos lecturas independientes y diez validaciones deterministas deciden. Si las lecturas discrepan o una validación falla, el documento pasa a revisión humana. Nada se descarta en silencio.
¿Qué pasa si no hay contrato, solo una tarifa o una oferta aceptada?
Cualquier lista de precios pactados sirve como referencia: contrato, tarifa u oferta aceptada. Es lo que se registra como contrato del proveedor en la obra.
¿Sirve para la aceptación o el rechazo de facturas electrónicas?
Audiree no comunica estados a la AEAT, pero la conciliación previa es lo que le permite decidir con datos. Vea aceptar o rechazar una factura electrónica.
¿Audiree funciona con albaranes de proveedores españoles?
Sí, en cuanto a la lectura: no depende del formato ni de una plantilla por proveedor, por lo que un albarán de una planta de hormigón de Zaragoza se lee igual que uno portugués. Audiree se ha desarrollado en Portugal y hoy trabaja con constructoras portuguesas; para empresas en España hacemos demostraciones con sus propios albaranes, facturas y contratos.
¿Cuánto cuesta?
No publicamos una tarifa. El precio se fija en función del volumen de documentos y de obras, y la configuración de la primera obra está incluida en el piloto.