| Criterio | Audiree | Excel (hoja de cálculo) |
|---|---|---|
| Entrada del albarán | Foto o PDF; la IA lee artículo, cantidad, unidad y precio | Se teclea a mano o se copia de un PDF |
| Cotejo con el precio pactado | Automático, línea a línea (precio del contrato × cantidad) | Con fórmulas (BUSCARV, etc.) si alguien mantiene la tabla de precios |
| Asociar líneas con descripciones distintas | Por significado, no por texto idéntico | Manual, o con tablas de equivalencias |
| Detección de albaranes duplicados | Por número de documento y proveedor | Manual o con formato condicional |
| Obra y administración sobre los mismos datos | Misma plataforma, acceso por obra y rol | Versiones por correo o carpeta compartida |
| Palets retornables pendientes de devolver | Seguimiento incluido | Si alguien crea y mantiene la pestaña |
| Flexibilidad total de formato e informes | Se adapta al modelo de gestión; exportación CSV | ✓ |
| Coste de entrada | Precio a medida, bajo petición | Normalmente ya está en la empresa |
Información recogida de fuentes públicas en la fecha indicada. Si algo ha cambiado, escríbanos y lo corregimos.
Cuándo Excel (hoja de cálculo) es la mejor opción
- Tiene una o dos obras pequeñas, pocos proveedores y pocos albaranes al mes: el tiempo de conciliación es asumible y una herramienta nueva no se amortiza.
- Necesita un informe muy particular o un análisis puntual: Excel no tiene límites de formato, y nadie tiene que aprender nada.
- Sus proveedores ya envían albaranes valorados en formato digital estructurado y sus precios casi nunca cambian: una fórmula bien mantenida resuelve la mayor parte del cotejo.
Cuándo Audiree es la mejor opción
- Recibe cientos de albaranes al mes de hormigón, ferralla, áridos o alquiler, en papel y con formatos distintos por proveedor.
- Obra y administración revisan el mismo documento dos veces, y el cierre de mes se come días de trabajo.
- Quiere ver contratado vs. facturado por obra durante el mes, no cuando termina la conciliación.
- La tabla de precios pactados vive en varias hojas y nadie está seguro de cuál es la vigente.
¿Cómo se concilian hoy albaranes y facturas en Excel?
El proceso más habitual en una constructora española tiene pocas variaciones. Los albaranes llegan en papel con cada entrega, el encargado los firma en el camión y se acumulan en la caseta de obra. A final de mes el proveedor envía una factura recapitulativa con todos los albaranes del periodo, y alguien en administración la cruza con la hoja de cálculo.
- 01Recoger los albaranes firmados de la obra (o sus fotos) y ordenarlos por proveedor.
- 02Teclear en la hoja cada albarán: número, fecha, artículo, cantidad y, si viene valorado, precio.
- 03Buscar el precio pactado en el contrato, la tarifa o la oferta aceptada y compararlo línea a línea.
- 04Cruzar la factura del mes con la lista de albaranes: los que faltan, los que sobran y los que no cuadran.
- 05Reclamar al proveedor, esperar el abono o la factura rectificativa y pasar la factura al jefe de obra para que la conforme.
Más detalle
El proceso paso a paso, con ejemplos, está en cómo conciliar albaranes con facturas. Si quiere seguir en Excel, vea también control de costes de obra en Excel.
¿Dónde se va el tiempo con una hoja de cálculo?
Excel no es lento; lo lento es todo lo que tiene que pasar antes de que Excel pueda comparar algo. Cada dato del albarán tiene que entrar a mano, y cada comparación depende de que la tabla de precios esté al día.
- Teclear: un albarán de hormigón tiene varias líneas (tipo de hormigón, bombeo, aditivos, carga incompleta). Multiplicado por decenas de entregas al mes, es el grueso del trabajo.
- Encontrar el precio correcto: el proveedor escribe «HA-25/B/20» y el contrato dice «Hormigón HA-25 consistencia blanda»; la fórmula no los empareja sola.
- Revisar dos veces: el jefe de obra conforma lo que administración ya ha cotejado, a menudo volviendo a los mismos papeles.
- Perseguir papeles: albaranes que no llegaron a la oficina, facturas sin albarán, duplicados.
- Mantener versiones: la hoja de la obra y la de administración divergen, y nadie sabe cuál es la buena.
Un ejemplo: la misma línea en Excel y en Audiree
Por ejemplo (cifras ilustrativas): el contrato de hormigón fija el HA-25/B/20 a 78,48 €/m³. Llega un albarán de 12,00 m³ y, a fin de mes, la factura recapitulativa lo cobra a 78,90 €/m³.
| Paso | En Excel | En Audiree |
|---|---|---|
| Entrada del albarán | Alguien teclea 12,00 m³ y la descripción | La foto del albarán se lee con IA |
| Precio de referencia | Buscar 78,48 € en el contrato | La línea se asocia a la partida del contrato por significado |
| Diferencia | Visible si la fórmula está bien montada: 5,04 € | Validación de precio contra contrato: 12,00 × 0,42 € = 5,04 € en la cola de revisión |
| Decisión | Correo al proveedor, nota en la hoja | Se resuelve en la cola; lo que cuadra sigue solo |
¿Qué hace Audiree que una hoja de cálculo no hace sola?
Audiree está pensado para ahorrar el tiempo del cotejo manual con IA, sin quitar la decisión a las personas. El equipo de obra fotografía el albarán (o se sube el PDF o el correo) y la IA lee cada línea: artículo, cantidad, unidad y precio. Dos lecturas independientes y diez validaciones deterministas deciden qué puede seguir: precio de línea = precio del contrato × cantidad, total del documento frente a la suma de líneas, NIF del proveedor, referencia del contrato, unidades coherentes (ud frente a m²), designación idéntica (D16 frente a D22), tolerancia en toneladas de ferralla, entre otras.
Lo que está bien sigue solo; las discrepancias se resuelven en un clic desde la cola de revisión, con la diferencia exacta a la vista. Nada se descarta en silencio. Con cada documento se actualiza el panel por obra: contratado vs. facturado, exposición pendiente, alertas, desglose mensual y palets retornables pendientes.
Lo que no hace
Audiree no sustituye a su programa de contabilidad ni a su ERP, no paga facturas ni emite albaranes o facturas. Tampoco se integra hoy directamente con ningún ERP: exporta CSV.
¿Hay un límite de tiempo para revisar las facturas?
Sí, y es corto. La Ley 3/2004 de morosidad fija un plazo de pago por defecto de 30 días naturales desde la recepción de las mercancías, ampliable por pacto hasta 60, y limita cualquier procedimiento de aceptación o comprobación a 30 días desde la recepción. Una conciliación mensual que tarda semanas en Excel consume buena parte de ese margen. Los detalles están en plazos de pago en construcción.
¿Se pueden usar Excel y Audiree a la vez?
Sí, y es lo habitual. Audiree hace la lectura y el cotejo; Excel sigue siendo útil para informes propios, análisis puntuales o para enviar datos a contabilidad. Todo lo cotejado se exporta en CSV y se abre en Excel sin transformaciones. Si le interesa el proceso completo, vea la conciliación de albaranes y facturas y los tipos de discrepancias que más se repiten.
Preguntas frecuentes
¿Existe una plantilla de Excel para conciliar albaranes y facturas?
Se puede montar con una pestaña de albaranes, otra de precios pactados y una tercera que cruce ambas con BUSCARV o XLOOKUP. El límite no es la plantilla, sino el tiempo de teclear cada albarán y de mantener los precios al día.
¿Audiree obliga a dejar de usar Excel?
No. Exporta los datos cotejados en CSV para que siga trabajando en Excel si lo prefiere. Lo que cambia es que nadie tiene que teclear los albaranes ni buscar cada precio.
¿Qué pasa con los albaranes escritos a mano?
La lectura no depende del formato del documento. Los valores manuscritos se señalan en la revisión, y cualquier duda de lectura pasa a una persona antes de aprobarse.
¿Cuánto cuesta frente a Excel?
Excel normalmente ya está pagado. Audiree tiene un precio a medida según el volumen de documentos y de obras; la comparación real es con las horas de administración y de obra dedicadas a cotejar.
¿Tienen que instalar algo en obra?
No. El equipo fotografía el albarán en el grupo de Telegram de la obra; los documentos entran en la plataforma sin contraseñas nuevas.