Comunicação de documentos de transporte à AT: quem comunica, quando e o que verificar em obra

O sujeito passivo remetente — quem envia os bens (art. 5.º n.º 5 do regime anexo ao DL 147/2003). Numa entrega de material em obra, é o fornecedor ou quem processa o documento por ele.

O destinatário não tem obrigação de comunicação (FAQ 5371 do Portal das Finanças). O empreiteiro que recebe betão, aço ou agregados não comunica as guias que recebe.

Há uma dispensa: sujeitos passivos com volume de negócios igual ou inferior a 100.000 € no período de tributação anterior não são obrigados a comunicar (art. 5.º n.º 10; FAQ 5366). Continuam, porém, obrigados a emitir o documento de transporte. Por isso é normal receber de um pequeno fornecedor uma guia válida sem código AT.

Antes do início do transporte. O remetente comunica os elementos do documento, incluindo o código único de documento (ATCUD), antes de a carga sair (art. 5.º n.º 5). Segundo a FAQ 5373, o código de identificação só é atribuído se a comunicação for feita antes da hora de início do transporte indicada no documento.

Há exceções com prazo posterior: documentos globais, documentos emitidos a cada entrega (incluindo a folha de obra) e as alterações por recusa ou não aceitação dos bens comunicam-se até ao 5.º dia útil seguinte ao transporte (art. 4.º n.º 11). A folha de obra é o caso típico de quem aplica os próprios materiais na obra do cliente.

Quando o documento que acompanha os bens é a própria fatura, emitida por software, via eletrónica ou Portal, fica dispensada a comunicação prévia: a fatura segue com os bens e é comunicada pelas vias próprias da faturação (art. 5.º n.º 11; FAQ 5379). Ver e-fatura e SAF-T na construção.

Depois da comunicação, a AT devolve um código de identificação do documento (art. 5.º n.º 7) — o chamado "código AT". Com esse código, o transportador pode circular sem papel, apenas com o código e o QR code (art. 5.º n.º 8).

Consequência prática para a obra: nem sempre há uma guia em papel para assinar. Há fornecedores que entregam com o documento em papel, outros que mandam PDF por email e outros que mostram o código no telemóvel. Se a obra não guardar uma cópia legível do documento, o financeiro fica sem nada para conferir quando a fatura chegar.

O destinatário não tem de comunicar nada, mas é ele quem assina que recebeu. Uma verificação rápida à chegada evita a maior parte das discussões na fatura:

1. 01Remetente e NIF — é o fornecedor com quem a obra tem contrato ou adjudicação?
2. 02Destinatário e local de descarga — a sua empresa e esta obra (e não outra obra ou outro cliente)?
3. 03Designação e quantidades — correspondem ao que está no camião? Classe do betão, diâmetro do varão, número de paletes.
4. 04Data e hora de início do transporte — fazem sentido face à hora de chegada?
5. 05Código AT ou dispensa — o documento traz código de identificação? Se não traz, pode tratar-se de fornecedor dispensado (≤ 100.000 €) ou de documento em papel tipográfico; em caso de dúvida, registe e pergunte ao fornecedor.
6. 06Recusas — se parte da carga for recusada, peça o documento adicional previsto no art. 4.º n.º 8 em vez de só anotar à mão.
7. 07Guardar uma cópia legível — em papel ou fotografia — para a conferência com a fatura e para os prazos de conservação.

A comunicação à AT prova que o documento existiu; não prova que a quantidade faturada corresponde à entregue, nem que o preço é o do contrato. Essa conferência continua a ser interna. É aqui que a Audiree poupa tempo: a equipa fotografa a guia, a IA lê cada linha — artigo, quantidade, unidade, preço — e confere-a com o contrato da obra; o que está certo segue sozinho e as divergências ficam numa fila de revisão com a diferença exata. A Audiree não valida o código AT, o ATCUD ou o QR code junto da AT.