Folha de obra: o documento de transporte de quem aplica os materiais em obra

O regime de bens em circulação considera "bens em circulação" também os que saem para incorporação em prestações de serviços (art. 2.º, n.º 2, a)). Ou seja, o material que um prestador leva para aplicar numa obra também tem de circular com documento de transporte.

Quando o destinatário ou os bens a entregar em cada local de destino não são conhecidos no momento da saída, os documentos de transporte "são processados globalmente" (art. 4.º, n.º 6). À medida que os fornecimentos se fazem:

• Entrega efetiva de bens: processa-se documento em duplicado, que justifica a saída (art. 4.º, n.º 6, a)).
• Saída de bens a incorporar em serviços prestados pelo remetente: regista-se "em documento de transporte próprio, nomeadamente folha de obra ou outro documento equivalente" (art. 4.º, n.º 6, b)).
• Em ambos os casos faz-se sempre referência ao respetivo documento global (art. 4.º, n.º 7).
• Estes documentos são comunicados à AT por transmissão eletrónica ou, se processados em papel tipográfico, por inserção no Portal das Finanças, até ao 5.º dia útil seguinte ao do transporte (art. 4.º, n.º 11).

O caso típico é o de quem presta um serviço e aplica material seu: um subempreiteiro de instalações que leva cabos e tubagem para montar, um instalador de caixilharia, uma equipa de manutenção que sai com material de reparação sem saber exatamente onde vai gastar cada peça. Também pode ser o próprio empreiteiro, quando retira material do seu armazém para incorporar nas obras que executa e não sabe à saída o que fica em cada uma.

Atenção à diferença para o equipamento: bens do ativo fixo tangível do remetente — ferramentas e equipamento próprios que mudam de obra — estão excluídos do regime (art. 3.º, n.º 1). A folha de obra é para bens que ficam incorporados no serviço.

Fora do DL 147/2003, "folha de obra" é também o nome corrente de registos internos: a folha onde se apontam horas, equipas e materiais gastos numa frente de trabalho, ou o documento que um prestador entrega ao cliente com o trabalho feito e os materiais aplicados.

Se um documento destes for processado por software e apresentado ao cliente para conferir o trabalho ou os materiais, com valores, é em regra um documento de conferência: o DL 28/2019 (art. 7.º, n.º 2) exige-lhe, entre outros elementos, número sequencial, NIF do fornecedor, quantidades, preço e a indicação expressa de que não constitui fatura. Confirme o enquadramento concreto com o seu contabilista certificado.

1. 01Confirme que identifica o prestador (NIF), a sua obra e o documento global a que se refere.
2. 02Confira os materiais e quantidades aplicados com o que foi efetivamente executado — idealmente com quem acompanhou o trabalho.
3. 03Guarde-a junto das guias da obra: é a prova do material incorporado quando chegar a fatura do serviço.
4. 04Na fatura, confirme que os materiais faturados correspondem às folhas de obra e ao preço acordado no contrato. Se o serviço for de construção, verifique também o enquadramento de IVA — ver autoliquidação do IVA na construção.

Para a Audiree, uma folha de obra com linhas de material é mais um documento a ler: a IA extrai artigo, quantidade e unidade, e o documento fica ligado à obra e ao fornecedor, ao lado das guias de remessa e das faturas. Assim a obra e o financeiro conferem a mesma informação, sem cada um manter a sua folha de cálculo.