¿Cuáles son los plazos?
Como el plazo mercantil es más largo, en la práctica la mayoría de empresas aplica seis años a toda la documentación de proveedores.
| Norma | Qué obliga a conservar | Plazo |
|---|---|---|
| Ley 58/2003 General Tributaria, art. 66, y RD 1619/2012, art. 19 | Facturas emitidas y recibidas y justificantes con trascendencia tributaria | 4 años (prescripción del derecho de la Administración a liquidar) |
| Código de Comercio, art. 30 | Libros, correspondencia, documentación y justificantes del negocio | 6 años desde el último asiento en los libros |
| Ley 56/2007, art. 2 bis.3 | Derecho del receptor a pedir copia de sus facturas electrónicas al emisor | Durante 4 años, sin coste |
¿Hay casos en que el plazo fiscal es mayor de 4 años?
Sí. La Ley General Tributaria prevé plazos más largos para comprobar créditos fiscales, como bases imponibles negativas o deducciones pendientes de aplicar (arts. 66 bis y 70.3). Si su empresa arrastra pérdidas o deducciones de ejercicios anteriores, las facturas que las soportan deben conservarse mientras puedan comprobarse. Confirme el plazo concreto con su asesor.
El cómputo de los cuatro años empieza, en general, al terminar el plazo de presentación de la declaración correspondiente, no en la fecha de la factura.
¿Y los albaranes?
No hay una norma general que regule el albarán ni su conservación. El Reglamento de facturación (RD 1619/2012, art. 6) define el contenido de la factura y no menciona el albarán. Pero el albarán es la prueba de lo que se entregó y a menudo el único soporte de una reclamación al proveedor, por lo que lo prudente es tratarlo como «justificante del negocio» a efectos del art. 30 del Código de Comercio y conservarlo seis años.
En obras con materiales estructurales, el Código Estructural exige que el hormigón, el acero para armaduras y otros productos lleguen acompañados de una hoja de suministro con contenido mínimo, que forma parte del control de recepción de la obra. Su conservación sigue también las reglas de la documentación de la obra; confírmelo con la dirección facultativa.
- Albaranes firmados en obra, con su obra y su proveedor identificados.
- Contratos, ofertas aceptadas y tarifas que justifican los precios.
- Facturas recibidas, rectificativas y abonos.
- Comunicaciones de reclamación o de rechazo de facturas.
¿Puedo conservar solo una foto o un PDF?
Guardar una copia digital es útil para buscar y conciliar, pero sustituir el papel original por una copia digital con validez fiscal exige un proceso de digitalización certificada (art. 7 del RD 1619/2012 y su normativa de desarrollo). Una foto hecha en obra no cumple por sí sola ese requisito. Si quiere destruir originales en papel, consulte antes con su asesor qué procedimiento necesita.
Las facturas electrónicas nativas (las de la futura factura electrónica obligatoria B2B) se conservan en su formato electrónico original.
¿Qué hace Audiree con los documentos?
Audiree lee con IA las fotos y PDF de albaranes y facturas y los coteja con el contrato; guarda la imagen y los datos extraídos, ordenados por obra y proveedor, y permite exportar a CSV. No es un archivo digital certificado ni sustituye la conservación de los originales. Está construida en Portugal y trabaja hoy con constructoras portuguesas; hacemos demos para empresas españolas.
Confírmelo con su asesor fiscal
Esta guía resume la normativa a 29/09/2026 con fines informativos. No es asesoramiento fiscal ni jurídico: antes de cambiar un procedimiento, confirme cómo le aplica con su asesor fiscal o su gestoría.
Preguntas frecuentes
¿Cuánto tiempo hay que guardar las facturas de proveedores?
Al menos cuatro años a efectos fiscales (art. 66 LGT, art. 19 RD 1619/2012) y seis años desde el último asiento según el art. 30 del Código de Comercio. En la práctica, seis años.
¿Es obligatorio guardar los albaranes?
No hay una norma general específica sobre albaranes. Como justificantes de las entregas, lo prudente es conservarlos seis años (art. 30 del Código de Comercio). Confírmelo con su asesor.
¿Puedo tirar los albaranes en papel si tengo foto?
Para que la copia digital sustituya al original con validez fiscal se requiere digitalización certificada (art. 7 RD 1619/2012). Una foto en obra no basta por sí sola.
¿Desde cuándo se cuentan los seis años?
Según el art. 30 del Código de Comercio, desde el último asiento realizado en los libros, salvo que una norma general o especial disponga otra cosa.